O distanciamento social, como medida de proteção contra a disseminação do novo coronavírus, fez com que as empresas migrassem vários de seus setores para o home office. Nesse cenário, as reuniões remotas, realizadas pela internet, se tornaram a principal ferramenta de comunicação corporativa.
Em uma reunião presencial, o gestor tem o controle total sobre o ambiente, podendo preparar a sala, os materiais e ter contato visual com todos os participantes. Em uma reunião virtual, esse controle se torna mais difícil e o planejamento prévio se torna muito mais importante.
Neste post, trazemos 5 dicas para otimizar a sua reunião remota com sua equipe de TI. Confira!
1. Planeje com antecedência
Se mesmo em uma reunião presencial, em que o gestor tem total controle sobre o ambiente, pode ser difícil manter o foco e a produtividade do encontro, imagina em uma reunião online. Por isso, é tão importante focar no planejamento do encontro para que ele seja prático e efetivo, ou seja, que ele cumpra o seu objetivo. Esse planejamento pode ser dividido com as seguintes etapas.
Objetivo da reunião
Nessa etapa deverá estar a pauta da reunião, ou seja, vocês deverão definir o que será tratado e o que espera ao chegar ao final do encontro. Essa pauta deverá ter clareza e chegar às mãos de todos os participantes, para que o tempo seja bem aproveitado.
Head da reunião
Tão importante quanto criar a pauta da reunião é definir quem será o responsável pelo comando, o mediador. Essa pessoa deverá abordar os principais tópicos, controlando o tema das discussões para que não falte tempo para nenhum ponto importante.
Pautas específicas
Dentro dos objetivos principais da reunião, deverá conter as pautas específicas, que serão separadas por tópicos. Ou seja, você tem o tema principal abordado e esse tema deverá ser subdividido em tópicos, com subtemas. Assim, fica mais fácil organizar a reunião e determinar como cada assunto será desenvolvido.
Tempo livre
Uma reunião precisa de um tempo de respiro, ou seja, não pode ser mecânica do início ao fim. Separe tempos livres para sugestões, opiniões e dúvidas. Dessa maneira, além do encontro não ficar engessado, você permite que os colaboradores possam apresentar suas ideias.
2. Escolha uma boa plataforma
Depois de planejar a reunião, é hora de definir a plataforma que será utilizada nesse encontro. Essa plataforma deve ser acessível, ou seja, todos os colaboradores deverão ter a capacidade de utilizá-la, independentemente de seu dispositivo ou sistema operacional.
Também deverá ser de fácil manuseio, para que ninguém fique impedido de participar da reunião por dificuldade de configurações. Há no mercado uma série de plataformas gratuitas e pagas que permitem a realização de reuniões, desde as mais simples, com poucas pessoas, até grandes conferências. Neste tópico, vamos falar sobre 4 das mais populares.
Zoom
O Zoom é uma plataforma que ganhou muita popularidade durante a pandemia, com o aumento exponencial de profissionais e alunos que passaram a atuar de maneira remota. É uma ferramenta que permite a reunião de várias pessoas em uma mesma sala, com excelente qualidade de som e imagem.
Google Meet
O Google Meet é a ferramenta de reuniões online da Google que teve seu desenvolvimento acelerado em sua popularidade crescente com a pandemia. Toda pessoa que tenha uma conta Google, tem acesso ao Meet, que traz muitos recursos semelhantes ao Zoom.
Skype
Um dos mais tradicionais softwares de chat e videoconferência, o Skype ainda é bastante utilizado por empresas que querem reunir até 50 pessoas. A aplicação, embora gratuita, oferece uma série de recursos para as reuniões e, mesmo com a concorrência de seu irmão mais robusto, o Microsoft Teams, segue sendo bastante útil.
Microsoft Teams
Projetado como Skype Teams, o Microsoft Teams é uma evolução do tradicional aplicativo de comunicação, que funciona como uma área de trabalho online, que tem como base um chat que integra todos os participantes. A equipe pode compartilhar conteúdos, ferramentas e arquivos para tornar a reunião mais produtiva.
3. Faça testes
Após a escolha da plataforma em que será realizada a reunião é hora de fazer os testes, para garantir que tudo ocorra bem na hora do encontro. Além de testar a ferramenta, verifique a sua conexão com a internet, a imagem da câmera e o som, aliás, ter um som de qualidade é até mais importante para a boa comunicação do que uma imagem perfeita.
É importante contar com uma conexão de internet extra, para deixar de backup. Caso a conexão principal falhe, ou seja, se seu Wi-Fi parar de funcionar, tenha um ponto de acesso móvel para não perder a reunião.
4. Abra espaço para todos os participantes
Resolvido todas as questões técnicas e de escolha, vamos focar nos pontos que devem ser ressaltados no momento da reunião virtual. Em uma reunião presencial, as pessoas se sentem mais conectadas e impelidas a participar das discussões. No modelo virtual é importante que o mediador, após fazer as suas colocações, dê espaço para que a equipe exponha as suas ideias.
Estipule regras para que todos tenham um tempo parecido para expor as suas opiniões, caso contrário, os mais comunicativos dominarão os temas e os mais tímidos, que também têm o que acrescentar, podem ficar sem a palavra.
5. Não perca tempo
Se uma reunião presencial muito extensa pode se tornar cansativa, imagine uma virtual, em que a pessoa está em casa, relaxada e com distrações por todos os lados. Nesse cenário, é importante que as reuniões sejam simples, objetivas e diretas ao ponto. Por isso é tão importante o planejamento prévio e o dinamismo, com a participação de todos.
Se apenas um fala, enquanto todos os outros apenas assistem, é certo que, em um determinado momento, alguns participantes se perderão com distrações e pensamentos paralelos. Dessa maneira, o objetivo da reunião não é alcançado e ela se torna apenas um evento burocrático. É melhor programar duas reuniões curtas, mas que atinjam o objetivo, que uma longa, em que a mensagem principal não chegue aos participantes.
Como vimos, uma reunião remota pode se aproximar bastante do que seria uma presencial, mas para isso, será necessário muito planejamento e organização. É importante que o gestor de TI escolha boas ferramentas, engaje a equipe e obtenha os melhores resultados dos encontros virtuais.
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