Existem algumas soluções tecnológicas que permitem a uma empresa reforçar sua marca e ganhar credibilidade no mundo digital. Uma delas é a contratação de um provedor de e-mail profissional.
Não que os e-mails gratuitos de servidores populares, como Gmail e Outlook, não tenham ferramentas interessantes para um empreendedor em início de caminhada. Mas, para um cliente ou parceiro de uma corporação, existe uma diferença de impacto entre ver um e-mail loja@gmail.com e contato@loja.com.br.
O primeiro passa uma ideia de e-mail amador, pessoal. Já o segundo soa como se a loja tivesse o seu correio próprio — o seu espaço na internet. Esse reforço da marca, aliado a alguns benefícios, certamente fará o investimento inicial valer a pena.
Quer aprender a escolher um e-mail profissional eficiente para a sua empresa? Então, acompanhe o nosso post.
O que é um e-mail profissional?
Você já viu na introdução que uma das principais vantagens de contratar um e-mail profissional é a possibilidade de utilizar um domínio próprio. Para isso, deverá contratar um plano em um provedor de e-mail profissional, e ele ficará hospedado em um servidor próprio.
Uma das grandes vantagens de contratar um e-mail profissional é a flexibilidade. Você terá total liberdade para escolher a hospedagem e o plano que se adéque melhor às necessidades da sua empresa.
A maioria dos servidores oferece no plano, além da hospedagem do e-mail e o armazenamento predeterminado, um pacote de serviços, com uma suíte de aplicativos de escritório, como editor de textos, planilha, formulários e um drive de armazenamento para arquivos.
Outra funcionalidade que os e-mails profissionais costumam ter — e que varia de acordo com cada plano — é a possibilidade de criar múltiplas contas com um domínio, promovendo a integração da empresa, com disponibilização da suíte de aplicativos para que todos trabalhem de forma integrada.
O gestor poderá controlar os recursos de cada conta de acordo com as necessidades de cada colaborador.
Como escolher o melhor provedor de e-mail profissional?
Primeiramente, é importante lembrar que a escolha deve estar alinhada com os objetivos da sua empresa, o que significa que o provedor escolhido deve oferecer planos que estejam de acordo com a sua demanda.
Existem algumas considerações gerais que você deverá levar em conta na hora da contratação do seu provedor de e-mail. Vamos a elas.
Fique atento à relação custo-benefício
Nem sempre o mais barato atenderá à sua demanda. Por outro lado, não vale a pena pagar por um plano caro do qual você não utilizará todos os recursos. Não deixe se levar pelos preços, atenha-se à relação custo-benefício.
Você devá levar em conta, além do preço, o número de contas disponibilizadas pelo plano — lembre que alguns provedores cobram por contas separadas e outros vendem pacotes.
Se você for um empreendedor individual ou tiver uma pequena empresa, é bem provável que apenas uma conta op atenda. Para empresas maiores, por motivos de organização, o interessante é contratar um plano multicontas.
Atente para o armazenamento
Esse é um item extremamente importante porque, se não for bem planejado, pode causar sérios transtornos.
Primeiro, você precisa se certificar de que o provedor escolhido tem um plano que oferece bom espaço de armazenamento. Você não quer perder horas preciosas apagando spams, rascunhos, e-mails com anexos por causa de problemas com espaço, não é?
Se você não recebe muitos anexos e não utiliza a suíte de serviços do provedor, pode ser que um e-mail com 5 a 10 GB atenda bem. Não esqueça das contas extras, caso você esteja contratando um plano multiusuários. Nesse caso, você deverá calcular o espaço total que será compartilhado por todas as contas.
Busque portabilidade
Você quer praticidade, agilidade e produtividade? Então, escolha um provedor que permita a portabilidade, que nada mais é que poder utilizar o seu e-mail profissional em programas de terceiros, como o Outlook e o Thunderbird, por exemplo.
Além disso, a maioria dos smartphones traz aplicativos de gerenciamento de e-mails, variando de acordo com a plataforma — IoS ou Android — ou do fabricante.
Para que isso seja possível, o provedor de e-mail profissional deverá dispor dos protocolos que garantem a comunicação entre duas máquinas. Os mais utilizados são o SMTP, que garante o envio de mensagens, e o POP ou IMAP, para o recebimento.
Considere os recursos adicionais
Hoje em dia, os provedores oferecem uma suíte de programas que auxiliam na gestão do dia a dia de uma empresa, dispensando a necessidade de adquirir licenças ou baixar programas no PC. A grande vantagem dessas soluções, como o G Suite ou o Office 365, é que os arquivos podem ser acessados de qualquer local, em qualquer dispositivo, facilitando o compartilhamento e o trabalho em equipe.
O que você deve avaliar é se o provedor cobra algo a mais por esses serviços ou se eles estão integrados ao valor do plano.
Tenha foco na segurança
Os anti-spam automáticos já estão em praticamente todas as soluções de e-mail, profissionais ou não. Mesmo assim, você deve se certificar sobre a eficiência desse serviço em cada provedor. O controle automático dessas mensagens suspeitas ajuda a empresa a ganhar produtividade, reduzir riscos de invasões e outros problemas de segurança.
Avalie a sua necessidade de suporte
É difícil acreditar que em pleno 2018 ainda existam provedores de hospedagem que não têm um serviço de suporte completo, com chats e tutoriais. Porém, sempre é bom conferir o nível de serviço porque, depois que você tiver contratado e passar por algum problema, poderá perder produtividade ou deixar de fechar negócios por um suporte ineficiente.
O ideal é que você entre em contato com a empresa via chat, antes de fechar negócio, para avaliar o nível de atendimento, linguagem utilizada e proatividade. É interessante, também, checar as avaliações de clientes ativos da empresa, para descobrir se o atendimento é satisfatório.
Esperamos que, após a leitura deste post, você esteja apto a escolher o melhor provedor de e-mail profissional para a sua empresa. Analise bem os planos e nunca deixe de fazer a relação entre o melhor preço e a sua demanda.
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