Com a imersão na transformação digital, cada vez mais empresas têm apostado no outsourcing de TI, independentemente do porte ou segmento — tanto as grandes empresas quanto as jovens startups aproveitam os benefícios do outsourcing em seus negócios. Essa abordagem contribui para o corte de custos, dando uma maior vantagem competitiva.
A popularização do trabalho remoto, que veio com a necessidade de isolamento social devido a pandemia, também abriu margem para uma maior aceitação para o outsourcing remoto, em que os profissionais qualificado cuidam de infraestrutura de TI internas a distância, fazendo visitas pontuais, caso necessário e esteja em contrato
Para que você entenda o que é outsourcing e como funciona esse modelo de terceirização, neste post apresentamos um guia detalhado sobre o tema. Confira!
O que é outsourcing de TI?
Podemos definir outsourcing de TI como a contratação de uma empresa especializada em uma ou mais áreas relacionadas a tecnologia da informações e que assuma a gestão do setor de TI de uma empresa de forma total, parcial, ou para a execução de um projeto específico.
Basicamente, o outsourcing pode ser implementado de duas maneiras: interno, ou seja, realizado a partir de uma empresa nacional, ou externo, por uma empresa de fora — esse tipo de outsourcing é muito utilizado por empresas baseadas em países desenvolvidos que estão em busca de redução de custos.
Quais são os 3 tipos de outsourcing?
Existem 3 tipos principais de terceirização que se referem ao local onde o serviço é prestado: Onshore, Nearshore e Offshore
Onshore
É o processo de outsourcing no qual é contratada uma empresa ou profissionais que estão localizados em sua cidade ou nas proximidades. É um modelo de trabalho procurado por gestores mais conservadores, que precisam manter tudo sob controle com um custo razoável.
Nearshore
É quando a contratação é feita em outros estados ou países vizinhos com o mesmo fuso horário. Apesar de ser um pouco mais longe, por estar no mesmo fuso horário, a comunicação se torna mais fácil, pois o horário comercial bate em ambas as regiões.
Offshore
Esse é o modelo bastante utilizado por empresas americanas, por exemplo, que buscam profissionais qualificados no Canadá, no leste europeu e na ásia para reduzir os seus custos e poderem investir a grana para o desenvolvimento da própria corporação. Apesar de parecer controverso, a redução de custos não vem por uma “exploração”, mas pela diferença de valor entre as moedas.
Além disso, ao contratar profissionais de países em desenvolvimento, as empresas de países desenvolvido contribuem para a empregabilidade e para o desenvolvimento dos países base desses profissionais, além de estimular a busca por qualificação nesses locais
O que leva as empresas a buscarem o outsourcing de TI?
Entre os principais motivos que leva as empresas a terceirizarem parcial ou totalmente o setor de TI, se destacam:
- necessidade de corte custos;
- necessidade de foco no core business, para a empresa crescer;
- necessidade de trabalhar com especialistas multifuncionais.
Para empreendedores, especialmente fundadores de startups, a terceirização de TI pode ser a chave para impulsionar seus negócios com mais rapidez e economizar mais dinheiro do que contar com uma pequena equipe interna. Grandes empresas como Google, Apple, Facebook também terceirizam parte de seus trabalhos, pois os acessa a profissionais com diferentes conhecimentos.
Quais são os 3 modelos mais comuns de outsourcing de TI?
Antes de assinar um contrato com uma empresa de outsourcing de TI, você deve escolher um modelo. Enquanto os tipos de outsourcing são referentes apenas a localização geográfica, o modelo de negócios define os objetivos finais dessa colaboração. Veja abaixo quais são os três modelos mais comuns, seus prós e contras.
Aumento de equipe
Também conhecido como aumento de pessoal, é uma estratégia para preencher lacunas de habilidades que permite que as empresas contratem especialistas de alto nível para projetos de curto ou longo prazo, além de evitar os custos de contratação de novos trabalhadores em tempo integral.
Os trabalhadores adicionados por meio do modelo de aumento de equipe são empregados pela empresa que fornece o outsourcing, o que significa que você não precisa se preocupar com infraestrutura e outros custos relacionados a ter funcionários em tempo integral, nem precisa gastar tempo com recrutamento.
No entanto, os novos membros da equipe atuam e são delegados como seus funcionários, o que significa que você é quem os supervisiona, lidera e gerencia.
Modelo baseado em projeto
Nesse modelo, o cliente contrata uma equipe para realizar parte de um trabalho já planejado e definido. O gerente de projeto da equipe terceirizada é totalmente responsável pela qualidade e desempenho do projeto. O modelo de outsourcing de TI baseado em projeto é indicado para projetos não complexos que têm funcionalidade previsível e bem estudada.
Modelo de equipe dedicada
No modelo de equipe dedicado, o cliente contrata uma equipe para criar um projeto para ele, e eles trabalharão apenas nesse objetivo. Ao contrário do modelo anterior, baseado em projeto, uma equipe dedicada está mais envolvida durante os processos.
Nesse modelo, a equipe terceirizada passa a ser sua consultora técnica e de produto, para que possa oferecer ideias e sugerir soluções alternativas. A equipe dedicada é mais indicada para startups em estágio inicial com expectativa de crescimento, projetos complexos de longo prazo, que têm potencial de expansão, e projetos com muitos requisitos.
Se você quer validar uma ideia ou está a procura do produto adequado para o seu mercado, a equipe dedicada é a melhor opção.
Modelo Outstaff
É um tipo de outsourcing de TI que é contratado quando a empresa não precisa de uma equipe de desenvolvimento completa e contrata especialistas para resolver problemas específicos.
Às vezes, o projeto exige a entrada de alguns profissionais adicionais, e o gestor acaba preferindo buscar colaboradores terceirizados para cobrir esse escopo de trabalho. Esse modelo se adapta melhor a projetos de curto prazo.
Centro de Desenvolvimento Offshore (ODC)
Esse é um modelo de terceirização no qual uma empresa localiza seus recursos dedicados em um país diferente para obter acesso a maiores pools de talentos e se beneficiar de custos trabalhistas e/ou impostos mais baixos, mantendo total controle sobre o processo de trabalho.
É possível abrir um centro de desenvolvimento dedicado por conta própria, mas isso tem desvantagens óbvias. Por um lado, você terá que fazer o recrutamento em um local amplamente desconhecido e também aprender os meandros das leis trabalhistas e impostos locais.
A alternativa está em fazer parceria com uma empresa que fornece serviços de recrutamento, instalações de escritório e mantém seus desenvolvedores em sua folha de pagamento por uma taxa fixa.
Por causa de todos os riscos envolvidos, abrir um centro de desenvolvimento dedicado por conta própria só vale a pena se você for contratar pelo menos 40 colaboradores no local de terceirização. Caso contrário, a parceria com um fornecedor terceirizado faz muito mais sentido.
Quais são os exemplos práticos da aplicação do outsourcing de TI?
Agora que sabemos o que é outsourcing de TI, seus modelos e tipos, é hora de entendermos quando uma empresa pode necessitar desse tipo de serviço. Veja abaixo algumas das situações que indicam a necessidade de optar pela terceirização de TI.
Quando você precisa validar uma solução
Muitos profissionais são bons em desenvolver produtos digitais que resolvam um problema real, mas não tem as técnicas e ferramentas para testá-lo, avaliá-lo e aprimorá-lo. Nesse cenário, a contratação de um outsourcing especializado pode ser a sua saída para entrar no mercado e testar a solução com agilidade.
A equipe terceirizada ajudará a validar a ideia, construir um MVP — Minimum Viable Product, ou Produto Mínimo Viável, em português — com o intuito de verificar a sua viabilidade e garantir que o resultado final atenderá a todas as expectativas. Assim, será possível implementar mudanças em seu produto de acordo com as necessidades do mercado, permitindo que você economize dinheiro e que alcance sua meta.
Quando você tem uma startup em estágio inicial
Na ansiedade pela busca por resultados, muitas startups iniciantes acabam gastando o capital de giro antes de conseguir formar uma equipe sólida e apresentar produto pronto para o mercado.
Ao colocar a carroça na frente dos bois, a maioria dessas empresas promissoras acaba ficando pelo caminho. Uma maneira de focar no desenvolvimento do produto e reduzir custos é optando pelo outsourcing de TI, contratando uma equipe de profissionais qualificados para valorizar o dinheiro dos investidores e entregar retorno.
Dessa maneira, enquanto trabalha no conceito, pode ter ao ser dispor uma equipe de desenvolvimento de produto, que cuidará do ciclo completo, cobrindo todos os pontos cegos e dando vida a sua solução.
Quando a empresa precisa de um suporte técnico capacitado
Um grande desafio para os gestores das pequenas e médias empresas é o de gerir diferentes setores ao mesmo tempo que foca no core business. Nesse cenário, para ter mais eficiência na gestão, e contar com os melhores profissionais, a melhor solução é o outsourcing.
O setor de TI que durante muito tempo tinha a incumbencia apenas de manter os computadores da uma empresa funcionando, hoje precisa apresentar um trabalho proativo para dar conta de todas as demandas que a transformação digital exige. Nesse cenário, ter uma equipe preparada é primordial e a terceirização pode ser a solução.
Quais as principais vantagens do Outsourcing?
A contratação de um outsourcing de TI envolve mais do que apenas manter a disponibilidade da infraestrutura e, ao mesmo tempo, reduzir os custos. Estamos falando de um processo que pode maximizar o nível de especialização de TI em sua empresa, ao mesmo tempo que otimiza a segurança, garante a conformidade, melhora o monitoramento, o suporte e reduz os custos com hardwares e sistemas. Veja abaixo quais os benefícios práticos.
Possibilidade de contar com monitoramento 24 horas por dia
Quando a empresa conta com uma equipe de TI interna e enxuta para gerir a sua infraestrutura, fica à mercê do horário comercial, das faltas por licença médica, férias e cargas de trabalho nem sempre produtivas.
Ao optar pelo outsourcing, ou seja, passando a contar com uma empresa que tem como core business a dedicação ao suporte de TI, a sua empresa passa a se beneficiar do monitoramento 24 horas por dia, 7 dias por semana, garantindo que os problemas sejam detectados em estágio inicial, ou seja, antes que virem uma bola de neve e tragam grandes consequência.
Conte com uma equipe multidisciplinar
Como sabemos, o setor de TI é multifacetado, exigindo uma série de especializações e diferentes níveis de profissionais. Nesse cenário, as pequenas e médias empresas, mesmo as que contam com uma equipe interna, geralmente tem o aporte de poucos profissionais, que estão ali para serem generalistas, ou seja, para tentar resolver todo o tipo de problema possível, mesmo aqueles em que não são tão gabaritados.
Quando essa empresa passa a contar com um outsourcing para gerenciar a sua TI também, passa a ter o benefício de elevar o nível de experiência dos profissionais que estarão a seu dispor.
Por mais que o gerente de TI que cuide de toda a infraestrutura de uma empresa pequena possa fazer o melhor para ficar por dentro dos mais recentes avanços tecnológicos, é difícil se especializar em tudo relacionado à Tecnologia da Informação. É por isso que as empresas terceirizadas de TI contam com vários especialistas em sua equipe com experiência em hardware, software, redes e servidores, suporte técnico e muito mais.
Além disso, as empresas terceirizadas de TI fazem com que seus negócios se mantenham atualizados sobre as tecnologias, tendências, riscos de segurança, fatores de conformidade e outros detalhes atualizados. Ao terceirizar sua TI, você obtém o benefício de todos esses especialistas por uma fração do custo que teria ao contratar especialistas com experiência semelhante internamente.
Conte com serviços escaláveis
Outro fato que faz com que muitos gestores optem pelo outsourcing de TI é que, o tamanho da equipe de TI em uma empresa em crescimento nunca é fixo. Nesse cenário temos dois fatores, o primeiro, é que a equipe de TI deve ser o suficiente para dar conta das demandas atuais. O segundo, é que, como o foco da empresa está no crescimento, e a transformação digital exige que a tecnologia seja propulsora dessa evolução, ou seja, o gestor deverá contar com colaboradores a mais para antever esse crescimento.
A contratação do Outsourcing de TI vem para preencher melhor a lacuna entre o ponto onde a empresa está agora e onde deseja ir. Isso porque, ao contar com um parceiro de qualidade você terá o apoio de especialistas em cada área por um custo bem menor do que teria ao contratar uma equipe interna semelhante em tempo integral. Além disso, sua equipe terceirizada de TI pode crescer com você, adicionando serviços e suporte à medida que sua empresa cresce.
Reduza as contratações internas
Uma das maiores despesas de empresas de todos os segmentos é em relação ao salários dos funcionários e despesas associadas, como os tributos e encargos. Com o outsourcing, a empresa tem a vantagem de garantir que suas demandas de TI sejam atendidas sem ter que fazer contratações.
Contar com esse benefício é importante principalmente quando a empresa está nos estágios iniciais de crescimento e não têm a necessidade de contar com um gerente de TI interno em tempo integral.
Potencialize a equipe interna
Se sua empresa é de médio a grande porte, ou seja, tem a necessidade de contar com especialistas em TI internos, contar com outsourcing pode contribuir para agregar experiência a sua equipe, ao mesmo tempo que libera os colaboradores internos para se concentrar nos processos mais cruciais do seu negócio.
Por exemplo, uma equipe interna pode entregar muito mais, estando disponível para projetos de inovação e avanço da tecnologia na empresa ou lidando com problemas que precisam de solução exclusivamente internas, do que gastando horas com monitoramento, backup, configuração de software, suporte básico e outros procedimentos burocráticos que podem ser realizadas por uma equipe de TI externa.
Reduza os custos de TI
Há uma série de razões pelas quais a terceirização de TI reduz os custos da empresa:
Pague sempre apenas pelo que precisa
Um pacote de TI terceirizado é flexível, o que significa que seus custos podem aumentar ou diminuir com base nas necessidades imediatas da sua empresa, em comparação com uma locação interna que tem custos significativamente menos flexíveis.
Reduza as contratações internas
Ao reduzir (ou eliminar) as contratações internas de TI, você está reduzindo não apenas os custos salariais, mas também os custos associados a benefícios e bônus.
Reduza custos com equipamentos
Você também se beneficiará com a redução da quantidade de hardware e tecnologia internos necessários para dar suporte às suas necessidades de TI.
Aumente a segurança e conformidade
Alguns dos principais componentes de TI incluem segurança de rede, recuperação e backup de dados, conformidade e muito mais. Embora uma equipe interna possa ter conhecimento e experiência em segurança, pode ser limitada a determinados setores ou componentes.
Além disso, colocar sua segurança e conformidade nas mãos de um único indivíduo ou de uma pequena equipe apresenta um risco maior no caso de complicações relacionadas aos ataques robustos aos dados e sistemas.
Ao escolher uma empresa terceirizada de TI para gerenciar sua segurança e conformidade, você obtém não apenas o benefício de maior experiência e conhecimento relacionado a medidas de segurança e conformidade para o seu setor, mas também o benefício de ter uma empresa inteira cujo sucesso comercial depende a qualidade de seus serviços de segurança e conformidade.
Quais são as possíveis desvantagens do Outsourcing?
No tópico anterior, ressaltamos as vantagens de contar com outsourcing de TI, agora vamos entender quais são as eventuais desvantagens de contar com esse processo de terceirização. Essas vantagens podem ocorrer quando o serviço é prestado por empresas de outros países .
Diferença de fuso-horário
Embora a diferença de fuso-horário não traga prejuízos em termos de entregas de trabalho, nos piores casos, pode prejudicar significativamente o fluxo de comunicação entre você e seu parceiro de terceirização.
Barreiras de linguagem
As barreiras linguísticas podem resultar em falta de comunicação e fazer com que haja uma maior demora na resolução de problemas críticos. Por isso, é importante que você e o fornecedor com o qual você faz parceria tenham pelo menos um idioma em comum — geralmente o inglês.
Diferentes hábitos de trabalho
Dependendo de onde o outsourcing estiver alocado, você pode ter que lidar com diferentes hábitos de trabalho, que são o resultado de diferentes ambientes culturais, Dependendo do nível de diferença isso pode interromper seu fluxo de trabalho estabelecido, ou seja, ou vocês precisarão se acostumar com a nova realidade ou deverão procurar outro parceiro.
Longas distâncias
Por mais que boa parte dos problemas de TI possam ser resolvidos de forma remota, algumas vezes é necessário o encontro presencial. Nesse cenário, as distâncias extremamente longas entre você e o fornecedor de terceirização podem transformar viagens de negócios em uma experiência cara e cansativa.
Qual é o futuro do outsourcing de TI?
O futuro do outsourcing de TI passa pelas tecnologias disruptivas, pois, com a transformação digital, a aceleração das tecnologias abrangeu todos os setores. Tecnologias amplamente utilizadas como big data, computação em nuvem e outras são complementadas pelas disruptivas, como robótica, criptografia e inteligência artificial.
Assim, o futuro da terceirização de TI também está evoluindo. A automação está assumindo a liderança com o objetivo de substituir pelo menos algumas partes das operações. Robótica e computação em nuvem estão substituindo humanos.
Boa parte das empresas já implementaram, ou vão implementar, a computação em nuvem em suas infraestruturas de TI. E essas empresas também esperam que seus fornecedores de terceirização também adotem tecnologias disruptivas. A terceirização disruptiva é esperada em todas as funções de negócios: TI, RH, Contabilidade, etc., pois fornecem flexibilidade e são escaláveis o suficiente em comparação com as estratégias de terceirização mais comuns.
Esperamos que, após a leitura deste post, você possa ter uma base para organizar a terceirização do outsourcing de TI. Centralizar a gestão de todos os setores não é uma estratégia praticada pelos gestores que querem focar no seu core business, ao mesmo tempo que otimizam ao máximo as operações em todas as áreas. Nesse cenário, a terceirização e qualificação do TI tornará a gestão da infraestrutura, o suporte e a inovação mais otimizada.
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