Organizar uma equipe muito grande é sempre uma tarefa difícil, independentemente de qual seja seu setor. Porém, em alguns deles, as complicações são ainda maiores. Esse é o caso na área de Tecnologia da Informação, onde uma boa parte das tarefas tendem a exigir uma equipe multidisciplinar e envolvem vários trabalhos complexos.
Para lidar com isso, você precisa utilizar alguma metodologia de projeto para auxiliar na coordenação de tudo. E, para lidar com um time grande, o Kanban é uma ótima opção. Se você quer entender melhor o que ele é e como você pode usá-lo em sua área de TI, acompanhe!
O que é a metodologia Kanban?
De forma simples, um Kanban é um quadro com várias colunas e cartões. Cada coluna representa um estágio da produção, como “aguardando”, “em andamento” e “concluído.” Já os cartões representam tarefas, as quais passam de uma coluna para a outra, à medida que são levadas adiante.
Além do conteúdo escrito, os cartões também podem ter outros códigos, como cores, que indicam a quem a tarefa está atribuída. Da mesma forma, você pode adicionar mais colunas, de acordo com os estágios pelos quais cada tarefa passa antes de serem concluídos. Com essa flexibilidade, você pode adequar a metodologia a qualquer projeto ou rotina, a fim de gerenciar com mais eficiência.
Como usá-la no seu setor de TI?
A aplicação do Kanban é útil em qualquer área, mas especialmente na de tecnologia. Algumas das vantagens que ela oferece estão a seguir.
Mapeie seu fluxo de trabalho
Antes de poder utilizar este método, você precisa entender bem como seu setor funciona e como ele conduz suas rotinas. Seja para a execução de um projeto ou para conduzir as atividades do dia a dia.
É a partir dessa avaliação que você monta as colunas do seu quadro. Na dúvida, você pode sempre seguir o padrão “a fazer”, “tarefa atual”, “em progresso” e “concluído”. Porém, é sempre uma boa ideia adaptar a estrutura às suas necessidades.
Defina as tarefas
Com um fluxo já estruturado, o próximo passo é listar as tarefas que devem ser cumpridas pela equipe, ou seja, os seus cartões. É importante ser bem detalhado nesta hora, pois mesmo tarefas pequenas podem impedir a condução do projeto em outras áreas, incluindo as de inovação. Além disso, deixe sempre alguém responsável por acompanhar e fiscalizar o quadro, para garantir que não haverá nenhum erro.
Reúna sua equipe de trabalho
Se você já sabe o que vai precisar fazer, então o próximo passo é conseguir uma equipe para colocar tudo isso em prática. Sendo assim, é hora de vasculhar seus colaboradores e descobrir quais deles atendem às características requisitadas. E, se não for possível preencher todas as vagas, é hora de capacitar um colaborador ou contratar outros.
Estabeleça seus códigos e linguagens
Como já mencionamos, os cartões podem ter diversas informações contidas neles, sendo as mais comuns na forma de texto e cores. Dessa forma, uma tarefa pode ser rapidamente lida como responsabilidade de uma pessoa ou grupo específico, ou pode ser marcada como algo de alta prioridade. Isso agiliza a comunicação no dia a dia e evita desentendimentos.
Meça, analise e otimize
Ao longo do processo, é importante avaliar o desempenho da sua equipe e fazer os ajustes necessários para melhorá-lo. A ideia é que, com a ajuda dessa ferramenta, você possa detectar possíveis falhas em seus processos e corrigi-las, tornando todos eles mais eficientes ao longo do tempo. E se você quiser ter um setor mais produtivo, esse deve ser um exercício constante.
Que benefícios a metodologia Kanban traz para o setor de TI?
Utilizar alguma metodologia de projeto em seu trabalho de TI é fundamental atualmente. Ainda mais considerando o quão complexo essa área se tornou. Se você está pensando em escolher o Kanban, mas ainda está em dúvida, veja aqui algumas de suas principais vantagens.
Aumento da produtividade
Uma equipe organizada sempre consegue entregar mais valor em menos tempo sem consumir recursos extras. E, como o tempo é o recurso mais limitado que existe, é importante fazer com que cada hora do dia gere o máximo de valor possível para o negócio e para o cliente final. Mesmo uma ferramenta simples pode poupar bastante dor de cabeça e melhorar a performance de todo o time.
Contribui com a disciplina da equipe
Ter uma estrutura de trabalho bem esclarecida e que apresenta um progresso claro e tangível ajuda a manter qualquer colaborador muito mais motivado no dia a dia de trabalho. Com mais disciplina, também é muito mais fácil concluir projetos que tenham longa duração, onde a maioria dos membros normalmente perderia entusiasmo e engajamento.
Redução dos ciclos de desenvolvimento
Outro ponto de otimização bem comum na área de TI é tentar tornar os ciclos de trabalho mais curtos. Por exemplo, tarefas que antes levavam 3 semanas para serem concluídas passam a ser terminadas em 2 semanas — uma economia considerável de tempo e de vários recursos. Desde que isso não prejudique o desempenho do seu time a longo prazo, essa redução é de grande benefício para seu negócio.
Informação facilmente acessível
Um dos principais benefícios de ter um quadro Kanban, seja ele virtual ou físico, é criar um espaço em todas as informações a respeito do progresso das tarefas que seja facilmente visível. Dessa forma, caso alguém precisa conferir esse andamento, basta consultar o quadro. Desde que ele esteja sempre atualizado, sua equipe pode se orientar com facilidade.
Entrega final com maior qualidade
Por fim, mas não menos importante, um time organizado e que sabe usar melhor o próprio tempo sempre consegue entregar um produto final mais adequado à demanda do cliente final. Seja esse cliente alguém da própria empresa ou uma pessoa de fora. No fim das contas, isso contribui com a rentabilidade e a reputação do negócio.
Agora que você conhece melhor a metodologia Kanban e como ela pode beneficiar o trabalho do setor de TI, é hora de considerá-la em seus projetos. Se você ainda estiver em dúvida, vale a pena usá-la um pouco para ver como ela funciona na prática.
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