As ferramentas de produtividade funcionam como verdadeiros aliados dos gestores quando o assunto é impulsionar os resultados da empresa. Afinal, trabalhar sem esse apoio pode resultar em menor presença no mercado, visto que a quantidade de entrega de demandas e qualidade de serviços seriam drasticamente reduzidos.
Como sabemos da importância desse tema, preparamos este post para explicar sobre qual a importância dessas ferramentas e indicaremos as 4 melhores disponíveis para você alavancar nos negócios os quais tornam-se cada vez mais imersivos e competitivos no mundo digital. Acompanhe!
Qual a importância das ferramentas de produtividade?
As ferramentas de produtividade impactam diretamente na rotina dos trabalhadores no quesito rendimento. Explicando melhor, refere-se o quanto um profissional é capaz de dar retorno em menos tempo na companhia e, não está relacionada a quantidade de horas trabalhadas mas sim, o rendimento no serviço.
Afinal, com a tecnologia ao nosso favor, será possível gerenciamento, integração de setores e estratégias de alinhamento com a equipe. E, as ferramentas de produtividade contribuem para redução de custos e oferecem maior qualidade de vida aos colaboradores, as quais têm ampliado horizontes nos setores de saúde, gestão financeira e infraestrutura.
Quais são as 4 melhores ferramentas?
Afinal, qual é a melhor ferramenta? Depende. Isso porque cada modelo que apresentaremos aqui funcionará para determinado fim e estratégia. Portanto, separamos as principais ferramentas de produtividade de acordo com cada setor da empresa para você compreender melhor.
1. Ferramenta de organização
Organização é a peça-chave do sucesso de qualquer empreendimento. Delimitar corretamente as funções e demandas da companhia é o primeira passo imprescindível para o sucesso. Para isso, um modelo bastante útil e simples para desafios como o trabalho remoto é o Trello, sendo, até mesmo, uma opção usada por muitos na organização pessoal.
Em suma, ele permite total customização do usuário e interação com a equipe, com organização por categorias nas atividades propostas, projetos internos, reuniões, ideias e outras demandas para impulsionar os demais setores da organização. Para quem está começando na empreitada no quesito de planejamentos de microempresas, por exemplo, vale a pena se familiarizar com esse modelo.
2. Ferramenta de gerenciamento
Esses são excelentes softwares para delimitar os fluxos de trabalho, dessa forma, contribuem para que as pessoas sejam mais eficientes e, atinjam os resultados no momento certo sem desperdícios, sendo o reflexo da otimização contínua das tarefas. Dentre os principais recursos, podemos citar 5W2H. Basicamente, ele está associado a sete perguntas as quais precisam ser respondidas pelos gestores para melhor delimitação dos processos:
- How much: quanto custa?
- How: como?
- When: quando?
- Where: onde?
- Who: quem?
- Why: por quê?
- What: o quê?
Um detalhe interessante é que a ferramenta 5W2H é uma metodologia criada pela indústria automobilística japonesa, considerada uma das mais eficientes e produtivas. Inclusive, uma das maiores vantagens é a praticidade e pode ser implementada em qualquer nível de empreendimento.
Outro instrumento crucial nessa década é o Google Sheets para montagem prática com base nas necessidades como cronogramas e orçamentos. vale reforçar que a sua funcionalidade é 100% gratuita.
3. Ferramenta de comunicação
Ter uma comunicação instantânea também é um ponto crucial, contudo, algumas empresas priorizam apenas o uso de e-mail para esse fim. Ter um app de comunicação entre os funcionários agiliza essa etapa e traz maiores produtividades. Os exemplos mais em alta são o WhatsApp, Messenger ou até mesmo o Skype. o ideal é sempre priorizar por aplicativos mais populares para facilitar a integração.
Para opções mais especializadas, uma ferramenta bastante interessante é o Slack. Embora seja pago, a sua versão gratuita apresenta muitas funcionalidades que permitem uma excelente implementação.
4. Ferramenta de produtividade
Outro ponto indispensável é acompanhar a produtividade da empresa, para determinar as possíveis falhas e corrigi-las. Para isso, é fundamental estabelecer prazos e observar o tempo gasto na execução de cada uma delas. Um exemplo de ferramenta que pode ser utilizada é a Hashtrack em que é possível cadastrar os projetos a serem realizados e seu prazo de conclusão.
Outras ferramentas como pomodoro ajuda bastante no aumento da eficiência do trabalhador. Consiste em uma metodologia que garante total dedicação das tarefas em um período de 20 a 25 minutos. Após isso, é feita uma pausa para descanso e por fim, reinicia-se o ciclo. Caso deseje opções mais avançadas com essa estratégia para integração da equipe, o Moosti será uma opção bastante útil.
Quais são os principais benefícios dessas ferramentas?
O fato é que a tecnologia mudou as nossas relações com o trabalho. Dessa forma, ter à disposição esses softwares no dia a dia da produtividade promove melhores ganhos e avanços nas empresas como nunca antes visto desde a história da Revolução Industrial. Com essas ferramentas, problemas como falta de comunicação interna, desorganização e perda de dinheiro por má administração serão facilmente resolvidas.
Além disso, contar com o software certo para sua demanda vai colaborar com a integração em um só lugar, sem a necessidade de cada funcionário ter que produzir o próprio relatório e o gestor acompanhar um por um. isso porque não será preciso avaliar diferentes contas de e-mail, mas ter tudo disponível em um único software.
Outro detalhe é a automação do marketing, principalmente em lojas de e-commerce que funcionam 24 horas. A integração do software promove agilidade em enviar mensagens sob medida para cada público. Ademais, outro benefício é a melhor prospecção de vendas em guiar o cliente da melhor forma. o atendimento eficiente é a chave para maior valorização da sua marca, bem como a alta produtividade em equipe.
Por fim, tem a melhor vantagem — clientes mais satisfeitos. E, o motivo não poderia ser outro, quanto melhor o atendimento, fluidez nas demandas e entrega do serviço, maior a sua empresa será reconhecida, sendo um ponto em que todos ganham. Afinal, manter os prazos em dia, contribui para maiores lucratividades.
Ter conhecimento das melhores ferramentas de produtividade é a chave para qualquer empreendimento que deseja estabilidade e continuar crescendo nos negócios. Contudo, sempre avalie cada modelo conforme as estratégias da sua empresa para maior alinhamento, combinado?
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