Se você é um gestor na área de TI, é bem provável que já tenha ouvido falar no Plano Diretor de Tecnologia de Informação (PDTI), não é mesmo? Trata-se de um instrumento de gestão que é muito utilizado nesse setor e que pode nortear o gestor para uma série de questões estratégicas, como a governança de TI.
O PDTI envolve uma série de fatores, entre os quais podemos destacar o planejamento estratégico, a competência e as habilidades da equipe, os hardwares e softwares utilizados, as redes de informação, as táticas operacionais utilizadas no dia a dia etc.
De modo geral, podemos dizer que o PDTI é um plano abrangente e que deve ser elaborado pelos responsáveis da área de tecnologia. Também são eles os encarregados de implementar esse plano na empresa.
Mas como colocar isso em prática? Para auxiliá-lo, listamos 7 passos essenciais para a elaboração de um PDTI. Confira!
1. Alinhe os objetivos organizacionais
O primeiro passo para a elaboração de um PDTI é alinhá-lo com os objetivos organizacionais. Portanto, esse plano não é algo isolado, apesar de ser voltado apenas para a área de TI.
A TI não deve ser vista apenas como uma ferramenta operacional, mas sim como um instrumento estratégico. Por esse motivo, o gestor de TI deve conversar com a direção e outros diretores da empresa, buscando compreender quais são os seus objetivos.
Se a empresa pretende aumentar as vendas, por exemplo, o PDTI pode ter ações que contribuam para isso, como a substituição da hospedagem do site por outra de mais qualidade, o desenvolvimento de um novo software de gestão etc.
O mesmo também vale para a cultura organizacional. Deve-se observar quais são os valores e diretrizes da empresa e seguir um plano que os acompanhe em sua plenitude.
2. Identifique os fatores críticos para o sucesso da empresa
Chamamos de fatores críticos para o sucesso o conjunto de declarações que representam o que a empresa precisa fazer para que a sua missão seja alcançada. Mais uma vez, verificamos a importância do alinhamento do PDTI com a cultura organizacional e outras áreas da empresa.
Recomenda-se que seja desenvolvida uma lista com os fatores críticos para o sucesso, contendo cerca de 8 itens, sendo que cada um deles versa sobre um tema. Eles podem estar relacionados à economia, às melhorias internas, aos processos de trabalho etc.
É importante também não confundir fatores críticos do sucesso com ações. Eles funcionam como condições que devem ser alcançadas, podendo nortear as atividades que serão realizadas.
3. Faça o apontamento das ações iniciativas
Também é de responsabilidade de quem está elaborando um PDTI apontar as ações iniciativas. Elas são tarefas que precisam ser realizadas para que os fatores críticos de sucesso sejam alcançados, contribuindo para o cumprimento da missão da empresa.
Ao criar ações iniciativas, sugere-se a elaboração de uma planilha para cada uma delas. Esses documentos devem deixar claro quem é o responsável pelo desenvolvimento da atividade, quando ela deve ser realizada, quais são os recursos físicos e humanos envolvidos etc.
4. Defina as responsabilidades
Depois de definidos os objetivos organizacionais do PDTI, é necessário definir responsabilidades, para que cada colaborador saiba reconhecer as suas competências. Além do gestor, também é recomendado que um membro da equipe assuma uma atividade de gerenciamento.
Essa pessoa deve contribuir com o gestor, observando se o planejamento vem sendo colocado em prática ou não. Ele também deve instruir os colegas acerca da importância de trabalhar bem com o PDTI.
Além do assistente de gerenciamento, outras responsabilidades devem ser definidas no PDTI. A ideia é que cada colaborador do setor de TI contribua de alguma forma com a execução do plano, seguindo as orientações do gestor.
5. Estabeleça métricas
Toda ação precisa ter uma meta e métricas para que seja mensurada. Para cada ação planificada no PDTI, deve-se pensar em formas que garantam que ela possa ser verificada no decorrer do desenvolvimento.
Exemplos de métricas de TI podem ser o tempo médio para a realização das atividades, índices de bugs, índice de uptime etc. A partir dessas quantificações, será possível compreender se algo deu certo ou errado na empresa.
6. Adote a técnica do PDCA
Ao executar o PDTI, recomenda-se que seja adotada a técnica PDCA para verificar o andamento das ações. PDCA é uma sigla em inglês para Plan (planejar), Do (executar), Check (verificar) e Act (agir).
Dessa forma, ao desenvolver ações do PDTI deve-se inicialmente fazer um planejamento detalhado, mostrando para que e por quem elas devem ser realizadas. Em um segundo momento, é necessário que essas ações sejam executadas pelos responsáveis, sob a supervisão do gestor de TI.
Após isso, é preciso verificar as ações e analisar o que está trazendo resultados positivos e o que pode ser melhorado. Finalmente, deve-se agir para que as melhorias sejam realizadas de forma concreta e os erros sejam corrigidos, resultando em benefícios para a organização
7. Siga indicadores de desempenho
No decorrer de todas as atividades planejadas no PDTI, é recomendado que sejam escolhidos indicadores de desempenho que auxiliem na verificação feita no decorrer do desenvolvimento do ciclo PDCA.
Entre os indicadores de desempenho que podemos listar estão a resolução dos tickets dos clientes e também de outras áreas da empresa, o nível de satisfação com os serviços de TI, a produtividade dos colaboradores, a disponibilidade do sistema etc.
Todos esses indicadores servem para nortear as atividades e, se for necessário, dar novos rumos a essas ações. Somente assim será possível obter os melhores resultados com todo o planejamento realizado.
Se você leu o nosso post até aqui, deve ter compreendido a importância do PDTI. É fundamental que você e todos na organização percebam esse documento não apenas como algo no papel; ele deve ser cumprido em todas as suas etapas, de forma estratégica, para que a empresa possa cumprir os seus objetivos.
No decorrer deste texto, explicamos sobre a importância dos indicadores de desempenho para o Plano Diretor de Tecnologia da Informação. Para ter mais informações sobre esse assunto, leia agora mesmo o nosso artigo “Como definir os indicadores de desempenho do setor de TI?”.
