Saber como fazer um e-mail corporativo é uma necessidade das empresas e uma ação que pode potencializar muito a comunicação interna, e externa.
Isso, porque o negócio passa a contar com soluções e funcionalidades que potencializam toda a comunicação, geram muito mais segurança para os dados e informações e ainda passam credibilidade e uma imagem profissional.
O que é e-mail corporativo
Apesar de apresentar função semelhante, o e-mail corporativo é diferente do e-mail pessoal. Essa, é uma ferramenta fundamental para a comunicação interna e externa de um negócio.
Ao contrário do e-mail pessoal, onde são utilizados provedores gratuitos de e-mails (Gmail, Yahoo, Hotmail), o e-mail empresarial é personalizado com um nome domínio da empresa, o que gera muito mais credibilidade para o negócio e demonstra profissionalismo.
Ter um e-mail corporativo, possibilita que a empresa adote políticas de segurança mais rígidas, como a criptografia e a autenticação de remetentes. Essas medidas de seguranças são muito úteis para evitar diversos crimes cibernéticos, como phishing e outras ameaças que podem comprometer os dados de qualquer empreendimento.
Soma-se a isso, a capacidade de determinar uma política de senhas mais fortes, restrição de acessos, implementação de filtro de spam e muito mais. É por meio do e-mail, também, que as empresas fazem a troca de informações entre colaboradores, enviam propostas de orçamento, se comunicam com fornecedores e muito mais.
Logo, é muito melhor ter um nome de domínio próprio, com o uso do nome da empresa e contar com um suporte, bem como as medidas de segurança que só o e-mail corporativo oferece.
Benefícios do e-mail corporativo
Além da segurança, existem outras vantagens que justificam o porquê de uma empresa aderir ao e-mail corporativo. É isso que você vai conferir neste tópico. Acompanhe!
Aumenta a credibilidade da empresa
Um negócio que tem um e-mail corporativo mostra aos parceiros, clientes e fornecedores que está preocupado e investe na imagem do negócio.
É uma boa forma de aumentar o posicionamento digital e mostrar que o empreendimento acompanha os avanços digitais. Logo, aumenta a credibilidade e demonstra profissionalismo.
Facilita a comunicação
Um e-mail corporativo oferece soluções que otimizam a comunicação, possibilitam que tudo seja feito em um único lugar. Assim, a comunicação interna é centralizada e um único lugar, o que permite maior organização.
Com esse tipo de e-mail, a empresa também consegue manter uma comunicação externa, com clientes e fornecedores, com canal de comunicação oficial e seguro.
Aumenta a segurança
Como já falado, o e-mail corporativo não utiliza provedores de e-mail gratuitos, como o e-mail pessoal. Assim, a empresa garante que seus dados e suas informações estejam protegidas com criptografia, autenticação de remetente, implementação de filtro de spam, entre outros.
Oferece maior controle sobre a comunicação
É, também, possível controlar a comunicação interna e externa de forma mais eficiente, o que diminui as chances de mal-entendido ou ruídos que atrapalhem o fluxo de trabalho do negócio.
Por exemplo, com o e-mail corporativo, é possível definir política de uso de e-mail, restringir envios para determinados remetentes ou aplicar filtro de conteúdos.
Permite integração com outras ferramentas
O e-mail corporativo oferece funcionalidades para se tornar um meio principal de comunicação, já que permite a integração com outras soluções, como as ferramentas de agendamento e de calendários.
Como fazer e-mail corporativo
Agora que já sabemos a importância e os diversos benefícios que o e-mail corporativo oferece, é o momento de conhecer o passo a passa para criar um para a sua empresa. Acompanhe!
1°-Escolha um bom provedor de e-mail
Existem muitas opções de provedor de e-mail no mercado, mas é fundamental escolher o melhor. Como não existe uma fórmula pronta para isso, o ideal é contar com o provedor que atende as necessidades da sua empresa e que fornece o máximo de segurança.
2°-Registre o nome de domínio
É preciso criar um nome de domínio que seja exclusivo da sua organização. Afinal, é pelo nome de domínio que os parceiros, fornecedores e cliente vão identificar os seus e-mails. Logo, escolha um nome profissional e que reflita a sua empresa.
3°-Configure o seu e-mail
Com um provedor e nome definidos, é o momento de fazer as configurações necessárias, como inserir as informações de login, criar uma senha forte, de acordo com s diretrizes de segurança que o provedor recomenda.
4º-Personalize as configurações
A personalização envolve adaptar as funcionalidades do e-mail para as necessidades da empresa. Portanto, é o momento de estabelecer as padronizações de segurança, que já foram apresentas neste artigo, adicionar uma assinatura personalizada, criar pastas de e-mail, configurar respostas automáticas, entre outras.
5º-Adicione seus contatos e comece a utilizar
Adicione os envolvidos, como os colaboradores, fornecedores, clientes, parceiros de negócio e todas as pessoas e empresas que participam do seu negócio. Agora, é só começar a usar para a sua estratégia de comunicação e de e-mail marketing
6º-Manteha a organização
É preciso manter a organização do e-mail corporativo para que o fluxo de trabalho e de comunicação não sejam comprometidos, para tanto:
- defina limites de armazenamento para as caixas de e-mail, evitando excesso de dados e garantindo a organização e gerenciamento das mensagens;
- limite o armazenamento de e-mails antigos, excluindo mensagens desnecessárias;
- faça backup regularmente: com o backup é garantido que dados e informações relevantes não se percam;
- armazene as informações de backup em um local seguro: assim, dados sensíveis não são usados da forma errada.
O e-mail corporativo é uma ferramenta muito importante para a comunicação de qualquer empresa. Além das funcionalidades que ele oferece para melhorar a comunicação, gerar mais segurança, organizar dados e informações, ele ainda gera mais credibilidade e passa profissionalismo para os envolvidos.
Com o passo a passo que apresentamos neste artigo você já sabe como fazer um e-mail corporativo. Agora, basta você identificar as necessidades do seu negócio e definir qual provedor é o mais indicado para o momento atual da sua empresa.
Se você já usa um e-mail corporativo no seu negócio, deixe nos comentários qual funcionalidade é a melhor pra a sua empresa e vamos falar mais sobre esse importante assunto.
