Como a sua empresa gerencia o volume de informações produzido diariamente? A digitalização de documentos é uma excelente forma de iniciar a transformação digital do seu negócio e garantir eficiência nesse gerenciamento. Conforme apurado no Intelligent Information Management Benchmark Report 2019, 86% dos trabalhadores enfrentam dificuldades na localização de documentos em âmbito corporativo.
Além disso, 83% já recriaram um documento existente porque não encontraram o original. Esse retrabalho mina a produtividade, que pode ser reduzida em até 21% e custar às empresas até US$ 4.000/mês por colaborador se considerarmos apenas esse critério de ineficiência.
Entretanto, além da produtividade é preciso contabilizar as perdas de clientes em potencial e o custo de oportunidade. Se a sua empresa não tem uma abordagem padronizada e clara para a digitalização de documentos e seu devido gerenciamento, certamente perde capital com a baixa eficácia das suas operações.
Neste artigo, explicamos quais processos integram a digitalização de documentos, quais as vantagens desse processo e como implementá-lo em âmbito corporativo para garantir o sucesso das operações que envolvem a gestão de informações.
O que é a digitalização de documentos?
A digitalização de documentos é o processo pelo qual todas as empresas que visam se adaptar à Transformação Digital devem operar.
Os documentos digitais são uma parte essencial do dia a dia das organizações, estão nas comunicações recebidas e enviadas para a execução do negócio ou nas informações produzidas por aplicativos e sistemas de informação gerenciais.
Além disso, integram nesse escopo os arquivos digitais obtidos a partir da digitalização de documentos em papel e os que são convertidos a partir de conteúdo analógico, seja em formatos de áudio, seja em vídeo.
Independentemente da origem, quando esses ativos digitais não são armazenados de forma adequada, perde-se tempo e esforços nos processos.
Por isso, o gerenciamento de informações eletrônicas deve ser efetivado por meio de sistemas de informação seguros, que são projetados para agilizar as operações e atender aos requisitos comerciais, legais ou regulatórios,
Segundo o ISO 14641:2018, que rege a gestão eletrônica de documentos — Design and operation of an information system for the preservation of electronic documents — os sistemas são devidamente desenhados para:
“a otimização da preservação, arquivamento e integridade de documentos eletrônicos em longo prazo; o fornecimento de recursos de busca de informações; e a garantia de facilidade de acesso e uso de documentos eletrônicos.”
É imprescindível criar uma estrutura de referência para que as empresas desenvolvam seus próprios métodos e técnicas para a gestão de informações.
No processo de gestão documental, todos os documentos são capturados, armazenados, recuperados e acessados de forma a garantir que uma versão autêntica do documento original seja utilizado.
Ainda segundo o ISO 14641:2018, uma entrega autêntica significa que:
” o documento processado corresponde ao documento fonte tal como estava no momento da entrada no sistema de informação no que diz respeito aos critérios de fidelidade e integridade, e que esse estado é mantido durante o período de preservação.”
Isso garante legibilidade, integridade e rastreabilidade dos documentos durante a sua preservação em âmbito digital, conforme a especificação do ISO:
“os documentos eletrônicos gerados a partir de capturas digitalizadas são mantidos em ambiente que garante fidelidade quanto ao original e preservação a longo prazo; documentos nascidos digitalmente são mantidos em ambiente que garante a integridade do conteúdo da informação e a legibilidade do documento; a rastreabilidade é garantida para todas as operações relativas aos documentos eletrônicos.”
Quais os recursos necessários para um sistema de gestão eletrônica de documentos realmente eficiente?
Com o avanço da tecnologia e todas as ferramentas de trabalho disponíveis, ficou mais fácil realizar um fluxo de trabalho eficiente.
Conforme falamos, a digitalização de documentos deve ser realizada por meio de soluções apropriadas e a gestão da informação a partir de softwares especializados. Além disso, é interessante manter os documentos mais críticos armazenados em repositórios à parte da infraestrutura, mesmo que os processos sejam realizados em SaaS.
Para tal, a contratação de um serviço de armazenamento em nuvem é essencial, principalmente para garantir a alta disponibilidade, porém com rígido controle de acesso, necessários para esse tipo de infraestrutura.
Independentemente da solução escolhida, veja quais requisitos são imprescindíveis durante e consideração da ferramenta mais adequada para a demanda da sua empresa.
Integração
Uma vantagem da gestão eletrônica de documentos (GED) é a possibilidade de integração do repositório com outros sistemas usados pela empresa, como sistemas de gestão de conteúdo (CMS), software de recursos humanos (RH) e sistemas de planejamento de recursos e gestão empresariais (ERP). Busque por funcionalidades como:
- visualização unificada de dados;
- possibilidade de aplicar uma política de identidade de acesso integrada;
- sistemas que suportam o uso de assinaturas eletrônicas.
Funcionalidade
- digitalização rápida e de alto volume de documentos e reconhecimento avançado de caracteres para extrair dados de documentos e formulários digitalizados;
- conversão de documentos digitais em tipos de arquivo ideais para armazenamento;
- marcação automática de documentos com metadados, como data de criação, datas de acesso e revisão, tipo de documento, origem e palavras-chave para fácil classificação e recuperação;
- nomeação e indexação de documentos conforme requisitos lógicos preestabelecidos;
- provisões para assinaturas eletrônicas, certificados digitais e outros atributos que atestam a legitimidade documento;
- interface amigável para classificar e recuperar documentos;
- função de pesquisa intuitiva e inteligente;
- capacidade de filtragem por atributos de arquivo, como data de revisão ou última alteração por usuário;
- compartilhamento de documentos entre os agentes de equipes internas e externas;
- atribuição hierarquizada de permissões de usuário (acesso somente para leitura, possibilidade reduzida de edição ou acesso total, por exemplo);
- ocultação de arquivos críticos;
- atribuição de tarefas, adição de comentários e gerenciamento de revisões dos colaboradores;
- controle de versão, que evita erros como sobrescrever documentos e acessar conteúdo desatualizado;
- criação de trilhas de auditoria para revisões, aprovações e recuperação de alterações perdidas;
- arquivamento de versões obsoletas para evitar o acesso acidental que sobrepõe as informações mais recentes;
- eliminação automática de conteúdo redundante;
- encaminhamento de documentos para revisão e liberação;
- notificação de mudanças e aprovações por meio do acompanhamento das edições em tempo real.
- atribuição de tarefas, encaminhamento de conteúdo e criação de fluxos de trabalho personalizados;
- rastreamento de prazos até a devida conclusão do ciclo;
- acesso ao repositório a partir de qualquer dispositivo.
Colaboração
O sistema GED deve possibilitar a comunicação remota da sua equipe, a troca de comentários nominais e revisões colaborativas nos documentos.
É imprescindível garantir a acessibilidade e disponibilidade das informações em qualquer dispositivo. Como muitos usuários terão acesso simultâneo ao repositório, reafirme a necessidade de implementação de uma política de acesso eficiente.
Segurança
A segurança de dados é um aspecto crítico na gestão da informação. Uma pesquisa anual produzida e publicada pela Deloitte — Accelerating Digital Innovation Inside and Out — atesta que a privacidade e integridade dos dados são preocupações iminentes da Transformação Digital. Segundo o relatório, 50% dos empreendedores temem pela cibersegurança de seus negócios.
Nesse aspecto, além da política de identidade e acesso é preciso atentar para os SLAs dos recursos escolhidos para o armazenamento e gestão da informação. É imprescindível verificar quais medidas são adotadas pelos provedores de serviço e se é disponibilizado:
- criptografia de dados;
- backup automatizado;
- plano de contingência para a restauração de dados e recuperação de desastres;
- segurança avançada para acesso móvel.
Conformidade
Além da segurança, o processo de digitalização de documentos e a gestão da informação devem atender aos requisitos regulatórios e ao compliance quanto ao acesso e uso de dados de terceiros, como é imposto no Brasil pela LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Como mencionamos, recursos como permissão e controle de acesso e versão mitigam as vulnerabilidades — eles minimizam as chances de acesso desautorizado e o uso indevido de dados.
Para manter a conformidade, é uma boa prática garantir o registro seguro de documentos durante todo o ciclo de vida, mas também garantir a devida eliminação das informações para minimizar qualquer forma de vulnerabilidade.
Quais as fases da gestão de documentos?
O art. 3º da Lei 8.159/1991 estabelece que a gestão de documentos é
“o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”
Dessa forma, as etapas do processo de gestão documental, que resumidamente consiste em produzir, utilizar e, posteriormente, destinar a informação, abrangem:
- produção;
- tramitação;
- uso;
- avaliação;
- arquivamento.
Quais os benefícios de adotar a digitalização de documentos e as boas práticas na gestão da informação?
As vantagens da digitalização de documentos abrangem vários aspectos de uma gestão eficiente, desde a sustentabilidade, até a redução de custos operacionais com o menor volume de consumo em insumos de impressão em papel e o incremento da produtividade.
Preparação para a Transformação Digital
A adequação à transformação digital deve ser a prioridade das empresas. Conforme falamos, a digitalização de documentos é um processo inerente à evolução da tecnologia. A interconexão de dispositivos e ferramentas usadas para agilizar e melhorar a qualidade da gestão organizacional exigem que os dados sejam acessíveis para as devidas operações.
Maior produtividade
Uma vez que a gestão documental torna os processos operacionais mais ágeis, ela reduz o trabalho e o tempo gasto nas operações, principalmente quando envolvem a localização de documentos. Dessa forma, a eficiência é responsável pela redução de custos e, consequentemente, aumentos nas margens de lucro.
A empresa poderá, portanto, reinvestir o valor poupado, simplificar ainda mais os processos, focar no core do negócio e em outras formas de otimização.
Sistematização de processos
Sem um sistema centralizado fica difícil sistematizar os processos e a própria gestão documental. Uma solução GED eficiente permite que os agentes organizacionais e equipes de trabalho sigam os procedimentos padrão e as boas práticas de acesso, visualização, armazenamento, compartilhamento e alteração dos dados.
Em processos críticos para a organização documental, que envolve a classificação, taxonomia e a indexação de arquivos, as ações são automatizadas e isso inibe a ocorrência de falhas e deficiências na gestão.
Melhoria da comunicação e do fluxo de informações
A adoção de um software de gestão documental permite controlar o fluxo de informações organizacional. Com base na política hierárquica de controle de acesso, isso significa garantir a alta disponibilidade de dados a todas as equipes de trabalho.
Ter acesso a uma versão sempre atualizada, por meio de uma interface única com informações integradas, garante a precisão das ações. Além disso, a automatização reduz a necessidade de envio e recebimento de arquivos a cada edição.
A integração com outros sistemas da infraestrutura também otimiza a colaboração e a comunicação corporativa e, consequentemente, melhora o fluxo de dados e o aprendizado por parte dos membros da equipe.
Preservação das informações
Além de tornar mais fácil o compartilhamento de informações, a digitalização de documentos garante que o conhecimento organizacional e os dados sejam preservados a longo prazo.
Em relação à conformidade, isso reforça a importância do controle de versão e manutenção de registros, para que a empresa cumpra todos os requisitos de segurança e compliance necessários durante o uso da ferramenta.
O sistema permite a preservação dos dados organizacionais para que seja possível encontrar, acessar e utilizar quaisquer documentos mesmo com o desligamento de colaboradores da equipe, o que também ajuda a manter a continuidade no trabalho.
Capacidade de resposta
Todas essas vantagens garantem que a equipe trabalhe com confiança, pois sabem que têm controle sobre os documentos com os quais trabalham, ao mesmo tempo que mantêm as medidas de segurança e conformidade exigidas na devida gestão documental.
Para os clientes, a adesão à digitalização de documentos é uma garantia de que a empresa se preocupa com a segurança de dados sendo, portanto, mais confiável.
Além disso, a otimização de processos de gerenciamento impacta diretamente a experiência do cliente em termos de velocidade e capacidade de resposta.
Como adotar a digitalização de documentos na empresa?
A conversão das informações analógicas em digitais gera resistência por parte de alguns gestores que se atém a legitimidade de documentos físicos em detrimento dos digitais. Aceitar esse novo modelo de trabalho é imprescindível para garantir um processo eficiente.
Agora que você compreende a importância desse processo para a eficiência operacional, veja como sistematizá-lo de forma eficaz, uma vez que a mudança exige adaptação da cultura organizacional e pode ser mais complexa do que parece.
Seja claro em relação aos benefícios do modelo de trabalho
Até agora, falamos sobre como a adoção das boas práticas da digitalização de documentos e gestão de informações pode ajudar na eficiência das empresas.
Entretanto, é preciso ajudar que as equipes de trabalho também tenham essa compreensão, afinal, serão eles os principais usuários das ferramentas e se a adoção dos métodos não for abrangente, dificilmente o processo será realmente eficiente.
`Para isso, explique as diferenças mensuráveis da adoção dos processos no dia a dia organizacional, estabeleça KPIs para acompanhar os resultados e considere qualquer feedback recebido para otimizar os processos com o decorrer do tempo e a evolução das equipes no uso das ferramentas.
Sistematize os processos
É importante ter o envolvimento de todos na criação e sistematização de processos que envolvem todas as fases de gestão da informação. Cada um deve contribuir com suas experiências e conhecimentos acerca das melhores práticas.
Entretanto, também é importante manter a padronização das ações para garantir homogeneidade na geração de informações e conformidade em todas essas etapas de gerenciamento. Para isso, é importante:
- equilibrar risco e valor das informações, baseado na premissa de que documentos críticos, que contêm informações pessoais, confidenciais ou proprietárias, por exemplo, devem ser mantidos sob o mais rigoroso critério e ter um ciclo de vida mais longo;
- criar regras de taxonomia abrangentes, capazes de integrar tanto o repositório físico quanto o digital, pois isso mantém a consistência durante o controle dos diversos tipos de conteúdo e documentos;
- reduzir ineficiências em repositórios físicos e digitais a partir da homogeneização da gestão e controle de dados, ações e soluções adotadas pela empresa, para que a mesma política de organização e controle seja usada em ambos os repositórios;
- usar softwares para controle de impressão que ajudam a monitorar a transição de uma informação exclusivamente digital para o formato analógico;
- documentar as boas práticas de criação, classificação, taxonomia, distribuição, uso, armazenamento e descarte dos dados.
Crie um plano de integração
Essa sistematização dos processos não é rápida: ela exige tempo e esforços de todos os envolvidos. É essencial, portanto, criar oportunidades para que todos os agentes estejam devidamente capacitados para adotar os novos processos em suas operações.
Isso significa prover treinamento, facilitar a cocriação de materiais informacionais e estimular os esforços colaborativos, ainda que seja de forma simulada antes da implementação decisiva dos novos procedimentos.
Além disso, todos devem ter acesso irrestrito à documentação produzida para homogeneizar as operações, desde as guias de procedimentos às instruções para o uso do software e outros equipamentos.
Reforce a governança de dados ao longo do tempo
Essa unicidade da gestão dos dados reforça a organização e o controle da empresa. Depois de criar e otimizar os processos de digitalização de documentos e gerenciamento de informações, é necessário manter os trabalhadores da equipe focados nessa sistemática ao longo do tempo.
Se isso não for realizado, há uma grande propensão dos profissionais voltarem aos velhos hábitos, o que pode comprometer a eficácia da estratégia de digitalização de processos rapidamente.
Na governança de dados é importante reconhecer os esforços de todos, comemorar as conquistas e até determinar metas de utilização das ferramentas na execução de processos.
Os esforços de governança são contínuos, por isso os KPIs determinados para otimizar o monitoramento e controle devem ser reavaliados em períodos específicos, que são predeterminados conforme a criticidade dos dados.
Também é preciso revisitar os processos para identificar o que funcionou bem, o que precisa ser otimizado e o que deve ser reformulado, combater práticas que não condizem com a sistemática estabelecida e que atrasam a adoção total da nova abordagem.
Quais os riscos de não ter um bom gerenciamento de informações?
Conforme falamos, existem riscos inerentes à manutenção de repositórios físicos ou com baixo nível digital. O mais óbvio deles é a propensão às perdas de dados por intempéries e outros eventos naturais, além da própria ação do tempo, pelas quais todas as estruturas físicas estão sujeitas.
Com a digitalização de documentos e uma boa gestão documental é possível minimizar esses riscos de perda física, mas também a subutilização dos dados e suas consequências, como falhas na visualização de informações, baixa capacidade de interpretação e tomadas de decisão deficientes.
Ademais, outros riscos pela falta de uma gestão de documentos incluem litígios, sanções e multas que podem onerar o fluxo de caixa do negócio e a credibilidade da empresa no mercado, redução da eficiência operacional, atraso na cultura organizacional, pouca ou nenhuma colaboração na execução de processos.
As organizações precisam reduzir a dependência de repositórios físicos. Antes, uma gestão documental bem-sucedida dependia de trabalhadores que armazenavam os documentos em caixas, classificava-os conforme padrões predeterminados e prosseguiam com outras ações para manter as informações disponíveis e seguras.
Atualmente, essa mesma premissa persiste. O que mudou foi a adesão limitada da digitalização, por meio da inclusão do documento no arquivo eletrônico da empresa. Um grande problema dessa abordagem intermediária é que muitas vezes o usuário não sabe exatamente quando um documento digital pode substituir o documento físico e isso sobrecarrega a capacidade de armazenamento e organização da empresa.
Além disso, a declaração e classificação manual dos registros interrompe a produtividade. Imagine ainda, precisar localizar uma informação em meio a tantos arquivos? O tempo gasto no processo poderia ser convertido em ações voltadas para a eficiência organizacional e além dos custos inerentes a esse processo retrógrado, o custo de oportunidade é algo pelo qual a empresa tem que pagar.
Entretanto, com a digitalização das informações, todos esses processos são automatizados. A produção de informações, inclusive do próprio processo de digitalização de documentos, permite acompanhar a execução de cada etapa desde a coleta até a visualização de dados, em tempo real e sem a dependência de ações manuais que ainda estão sujeitas ao erro e ao retrabalho.
Agora que você sabe a importância da digitalização de documentos e sua apropriada gestão documental, que tal compartilhar este artigo e ajudar outras empresas em seu processo de digitalização?
