Não é segredo para ninguém que uma empresa deve dar uma atenção especial à gestão de custos em TI para se manter competitiva e atuante no mercado. Isso porque, com a transformação digital, o setor de tecnologia da informação ganhou um papel muito mais estratégico. Além disso, houve um aumento considerável do número de soluções tecnológicas para os mais variados processos, o que pode elevar o orçamento do setor se não houver um bom planejamento.
Com um cenário econômico cada vez mais incerto, cabe ao gestor trabalhar com prevenção, mantendo sob controle os gastos da empresa, evitando qualquer tipo de gargalo e problemas produtivos que onerem a corporação. O aumento no número de ferramentas deve ser utilizado para alcançar a eficiência das operações internas, fazendo com que a empresa produza mais com menos recursos, algo fundamental para ampliar a lucratividade.
Neste post, vamos responder às principais perguntas sobre custos em TI para que você consiga dar os primeiros passos rumo à otimização das finanças de sua empresa. Confira!
O que é gestão de custos em TI?
Basicamente, trata-se da administração dos custos com base em um planejamento estratégico que esteja voltado para para as necessidades de um negócio. É importante que todos os setores de uma empresa consigam aplicar a redução de custos, que deverá ter parâmetros ser institucionalizado e monitorado.
Estamos falando de um processo contínuo e multidisciplinar de governança de TI que tem o objetivo de fazer a integração de despesas, projetos e serviços relacionados ao suporte. A partir de uma boa gestão de cursos, a empresa poderá proporcionar um maior valor agregado aos negócios e entregar melhores soluções ao seu público.
Por que é tão importante fazer uma boa da gestão de custos de TI?
Se antes o TI era um setor que tinha como foco manter os computadores de uma empresa funcionando, hoje em dia, é um ativo estratégico das empresas. Toda a parte de inovação, comunicações e processos de melhoria contínua estão atrelados ao setor, sendo que a maioria das empresas que se encontram imersas na transformação digital estão totalmente dependentes dos sistemas de informação para funcionarem.
No entanto, o aumento da participação da tecnologia da informação, se mal-planejado, pode consumir boa parte dos recursos da empresa, o que prejudica o andamento dos negócios. Por isso, é importante criar estratégias para reduzir os custos de TI a fim de que o setor não consuma todos os recursos financeiros do empreendimento e reduza os investimentos de outras áreas importantes para os negócios.
Existem duas formas básicas de fazer cortes pontuais em TI: a primeira é a vertical, a qual consiste na redução das equipes e das tecnologias utilizadas. A segunda é com a melhora dos processos, utilizando as ferramentas certas para produzir mais com a mesma equipe. Mais produtividade e mais eficiência resultam em aumento de receita e dos lucros.
Quais são os maiores desafios da gestão de custos?
Sem dúvidas, um dos maiores desafios da redução de custos em TI é executar essas mudanças sem reduzir a qualidade do serviço desempenha pelo setor. Não é uma tarefa simples, pois requer dos gestores um esforço grande, além de muita análise e conhecimento de causa.
Alguns profissionais acreditam que a redução de custos não se relaciona com a melhoria da qualidade de produtos ou serviços. Estão sempre focados em cortes, acreditando piamente que, para alcançar esse objetivo, é necessário abrir mão de algo. Não enxergam na transformação digital e nas tecnologias que ela oferece uma oportunidade de minimizar os gastos ao mesmo tempo que mantêm o padrão de prestação dos serviços.
Mas a verdade é que não precisa ser assim, pois esse tipo de pensamento está ultrapassado. Na atualidade, existem métodos que permitem a formulação de estratégias que, junto à utilização das ferramentas corretas, aumentam a produtividade e diminuem as despesas. Um bom exemplo é a computação em nuvem, que possibilita aos gestores de TI virtualizar boa parte da infraestrutura da empresa ao incluir apenas servidores. Isso torna o setor muito mais flexível e menos custoso.
Quais são os principais métodos utilizados na gestão de custos em TI?
Bem, já sabemos que, para reduzir os custos de TI em uma empresa, é necessário que seja feita uma restruturação dos processos internos. A princípio, essa mudança pode requerer investimentos em ferramentas e tecnologias que ampliarão a sua capacidade produtiva. Porém, a longo prazo, esse investimento retornará com o aumento da eficiência nos processos e a substituição de modelos obsoletos e onerosos.
Método TCO
Um os métodos mais populares de gestão eficiente de custos de TI é o TCO — Total Cost of Ownership, ou Custo Total de Propriedade, em português. Ele consiste na gestão financeira, que faz a análise dos gastos relacionados à aquisição, à utilização e a manutenção dos ativos de TI de uma empresa.
Método ITIL
O ITIL — Information, Technology Infrastructure Library ou Biblioteca de Infraestrutura de Tecnologia da Informação, em português — é um projeto que consiste em um padrão de boas práticas para a administração de serviços de tecnologia. É sem dúvida um dos mais populares quando o assunto é redução de custos em TI, visto que apresenta procedimentos estruturados, baseados em estudos sólidos. O ITIL é organizado da seguinte forma:
- estratégia de serviço;
- projeto de serviço;
- transição de serviço;
- operação de serviço;
- melhoria constante de serviço.
Método COBIT
Assim como o ITIL, o COBIT tem objetivos alinhados a práticas do setor de TI às estratégias da empresa, entregando aos gestores indicadores que auxiliarão na tomada de decisão dos ambientes internos e externos.
COBIT é uma sigla de Control Objectives for Information and Related Technology, que nada mais é do que um conjunto de práticas de consenso entre profissionais especializados o qual tem como foco o controle, mais até do que a execução.
O método é formado por um modelo de princípios e operações que servem para transformar o setor de TI em uma estrutura que possa ser bem-gerida. Por consequência, isso faz com que o setor atinja a verdadeira governança.
Quais são as melhores práticas para a redução de custos em TI?
Agora que já sabemos o que é gestão de custos em TI e sua importância neste momento em que o setor se destaca dentro das empresas, vamos entender na prática o que as empresas podem fazer para reduzir os custos no departamento e ao mesmo tempo aumentar a eficiência. Destacamos a utilização de ferramentas, tecnologias, mudanças de gestão e de cultura organizacional. Confira!
Padronize processos
Uma boa parte das empresas trabalha com uma gama de fornecedores e plataformas que atuam como canais de entregas de seus serviços. Se o foco é a diminuição de despesas e a melhora da qualidade da produção, a solução mais adequada é a padronização dos processos, das ferramentas e dos recursos utilizados.
Isso é importante porque permite a redução da redundância, entregando resultados muito mais efetivos e menos custosos, além de dar mais segurança. Em resumo, podemos dizer que a padronização de processos permite que o empreendimento tenha mais agilidade nas tarefas ao aprimorar todo o setor de TI.
Use a nuvem a seu favor
A computação em nuvem é um dos pilares da transformação digital e não alcançou esse status à toa. Ela entrega uma série de benefícios para os negócios, os quais vão desde o simples armazenamento até a virtualização completa da infraestrutura de TI.
Ao utilizar os serviços em nuvem, a empresa ganha a capacidade de reduzir gastos com licenciamento de softwares, instalações, downloads, atualizações, manutenção de servidores, entre outros, e passa a trabalhar apenas com os recursos necessários para o bom funcionamento sem a necessidade de upgrades constantes.
Quando se abre mão de um servidor dedicado e passa-se a trabalhar com a infraestrutura em nuvem, os custos são reduzidos em várias frentes, desde a necessidade de contratar pessoas especificamente para cuidar de toda essa infraestrutura até gastos com energia elétrica. Além disso, há um ganho considerável de espaço físico, já que não será necessária a instalação de racks e cabos.
Em relação à produtividade, a nuvem oferece a mobilidade. Com isso, os funcionários poderão acessar o sistema de qualquer local a partir de qualquer dispositivo que tenha conexão com a internet. As respostas às solicitações tendem a ser mais rápidas.
Outro fato importante é a escalabilidade rápida, permitindo que a organização trabalhe com sazonalidade, sempre pagando apenas pelo que utilizar. Isso evita a manutenção de um servidor ocioso que consuma recursos sem entregar qualquer retorno.
Reavalie os contratos
É sempre importante que a empresa faça auditorias para avaliar os contratos firmados com os fornecedores para não caírem em uma zona de conforto. Manter boas e longas relações comerciais, sem dúvida, é fundamental, mas também há a necessidade de fazer as revisões para que aqueles acordos não muito vantajosos não se misturem com as boas parceiras e se tornem um peso no orçamento.
O mercado está em constante mudança e a transformação digital está ampliando o número de ferramentas e fornecedores. Uma revisão de contratos que leve em consideração certas variações pode abrir a oportunidade para renegociações, tanto com os fornecedores antigos quanto com os novos, para que o empreendimento obtenha outras vantagens. O gestor pode fazer questionamentos relacionados ao preço, forma de pagamento, métodos de entregas, promoções, entre outras coisas.
Utilize as ferramentas adequadas
Reavaliar as ferramentas que a empresa usa também é uma excelente forma de achar oportunidades de reduzir os custos em TI. Avalie se elas realmente ajudam a melhorar a produtividade ou se são utilizadas apenas por costume. Verifique também se não há outras opções no mercado que entreguem uma atuação mais eficiente.
Observe as ferramentas de gestão e monitoramento da infraestrutura e veja se elas oferecem automação e envolvem a gestão de equipamento, rede, sistema e nuvem. Para saber se elas estão efetivamente entregando o que você deseja, considere as falhas e riscos que assolam o setor de TI de sua empresa. Se eles se repetem, é bastante provável que não estejam colaborando, o que aumenta os custos com retrabalhos e lentidão.
Invista em automação de processos
Muitas das tarefas repetitivas que eram desempenhadas pelo setor de TI já podem ser automatizadas com bons sistema de gestão. Isso contribui com a redução de várias formas. Em primeiro lugar, porque a resposta às demandas são automáticas, entregando mais eficiência e segurança.
Em segundo, devido a uma redução na margem de erros, visto que os algoritmos não estão sujeitos a problemas de ordem humana, como fadiga ou esquecimento. O resultado é a minimização de erros, retrabalhos e perdas de tempo produtivo.
Entre os processos manuais que podem ser automatizados no setor de TI, podemos destacar os backups em nuvem, as varreduras, a identificação de falhas em códigos-fonte, o monitoramento de rede, a atualização de software e instalação de patches.
Incentive o DevOps
Entre os principais desafios do setor de TI, está a integração de equipes de desenvolvimento e operações. Em muitas das empresas, há até uma certa rivalidade entre esses dois setores, os quais acabam trabalhando sem nenhum alinhamento estratégico, o que reflete no resultado dos projetos, com erros e retrabalhos que geram custos extras.
Ao criar um ambiente favorável ao DevOps, o gestor promoverá o alinhamento das duas equipes, fazendo com que elas trabalhem como se fossem um grupo só. Nesse cenário, elas passam a dividir ferramentas e assumem responsabilidades pelos resultados do setor. O objetivo do DevOps é dinamizar o ciclo de desenvolvimento, testes e implementação de aplicações, possibilitando a entrega de soluções mais eficientes e rápidas.
Facilite o BYOD
Já falamos mais acima que a computação em nuvem facilita a mobilidade devido ao acesso por dispositivos móveis ao sistema da empresa. Isso estimula uma prática conhecida como BYOD — Bring Your Own Device, ou Traga Seu Próprio Aparelho —, que consiste em uma estratégia que possibilita aos funcionários utilizarem seus dispositivos pessoais no trabalho.
Além da redução de gastos, os funcionários ganham em produtividade, já que estão acostumados com seus próprios aparelhos, sabendo todos os atalhos e tendo familiaridade com o teclado, por exemplo. Entretanto, o BYOD exige uma preocupação maior com a segurança, como uma política eficiente de acessos, listando todos os dispositivos autorizados a acessar o sistema.
Customize os processos
Alguns dos softwares adotados pela empresa podem não se ajustar adequadamente aos processos. O que muitos gestores fazem é adaptar os processos para utilizar determinados programas, mudando padrões e invertendo sequências, o que pode gerar gastos extras e dificultar a execução das operações.
O processo deve ser exatamente o contrário: são os softwares que devem se adaptar aos processos internos, alinhando-se às necessidades da organização. Dessa maneira, é possível seguir os padrões definidos para a melhor execução das atividades.
Capacite a equipe
A redução de custos em TI também passa pela mudança de cultura organizacional, afinal todas as tecnologias, metodologias e ferramentas são apenas instrumentos de mudanças que necessitam de profissionais alinhados aos objetivos para utilizá-las da melhor maneira.
Os trabalhadores precisam se atualizar em relação às principais técnicas e recursos mais avançados para que possam retirar o melhor das suas ferramentas e produzirem mais. Em relação à mudança cultural, é interessante que a empresa invista em palestras e seminários internos e externos, além de cursos.
Estabeleça indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho dão o caminho para o gestor seguir rumo a um objetivo. Eles servem para todas as áreas da empresa e, se o objetivo é reduzir custos em TI, há os indicadores certos para isso.
Com eles, será possível saber se as estratégias estão realmente surtindo efeito e onde há os maiores gargalos produtivos. Tudo isso permite uma tomada de decisão muito mais eficiente e baseada em dados sólidos, não em achismos.
Os indicadores devem ser definidos de acordo com a necessidade da companhia, Qual é o seu objetivo e como você pretende reduzir esses custos? A escolha das KPIs certas é importantíssima para que os resultados obtidos não sejam vazios e sem eficiência, passando a ideia errada de que o negócio está indo bem.
É importante que as métricas sejam atingíveis para que não haja a desmotivação da equipe, gerando um nível de estresse alto que jogará toda a estratégia de redução de custos por água abaixo. Os funcionários devem produzir mais, otimizando os processos, e não indo além da conta apenas para cumprirem metas impossíveis.
O monitoramento deve ser continuo. Com as ferramentas de gestão, tudo pode ser avaliado em tempo real a partir da emissão de relatórios precisos. Assim, fica mais fácil mudar antes que um problema vire uma bola de neve.
Tenha uma atuação estratégica
A redução de custos de TI passa também pela integração do setor ao planejamento estratégico da empresa como um todo. O setor precisa de tarefas bem-definidas para ajudar a atingir os objetivos.
Empreendimentos de pequenas e médio porte que não dispõem de uma grande equipe de Ti, mas querem otimizar a atuação do setor, podem terceirizar uma ou mais áreas do TI. Há aqueles que optam por terceirizar o suporte, outros, a gestão, e também os que terceirizam o desenvolvimento. O importante é que isso contribua para o aumento da eficiência do setor, gerando mais produtividade e menos custos do que a empresa teria se mantivesse uma equipe interna.
Uma boa equipe de suporte, que trabalhe de forma proativa e mantenha a disponibilidade da infraestrutura, já está colaborando bastante para reduzir o número de paradas, por exemplo. A terceirização da gestão ajuda pequenos e médios empresários a entenderem, com o auxílio de um profissional experiente, as melhores formas de otimizar o setor.
Crie um modelo de governança
Pouca gente sabe, mas a governança de TI nada mais é do que uma extensão da governança corporativa, que tem como objetivo ampliar a competitividade da empresa em um mercado cada vez mais competitivo por meio da otimização de processos.
Essa governança deverá ser adotada por todos os colaboradores para garantir a segurança da informação na execução das tarefas organizacionais. Assim, será possível garantir a disponibilidade de todo o inventário de TI e prolongar a vida útil dos equipamento utilizados a partir de boas praticas.
A governança de TI também estabelece os procedimentos de segurança, que, se ignorados, podem custar caro para as empresas. Os custos com as violações de segurança, dependendo do grau, podem levar um negócio à falência.
Cabe à governança criar meios para conscientizar os colaboradores sobre a importância da cibersegurança. Os gestores têm que se inteirar sobre os padrões internacionais de segurança da informação, dentre os quais se destacam a série ISO 27.000:
- ISO/IEC 27.001:2013 — apresenta requerimentos e especificações sobre gestão em segurança da informação;
- ISO/IEC 27.002:2013 — apresenta diretrizes para práticas de gestão de segurança da informação e normas associadas ao tema;
- ISO/IEC 27.005:2013 — apresenta gestão de riscos de segurança da informação.
Uma boa governança de TI é aquela que vive em constante monitoramento. Trata-se de um processo de melhoria contínua que pode ser passível de adições. Em um projeto, por exemplo, a governança garante que os processos não ultrapassem o orçamento ou que sejam muito mais onerosos do que outros que já foram lançados.
Na manutenção, uma boa governança entrega as diretrizes que dão transparência aos gastos com suporte e manutenção, além da visualização das operações com o auxílio de um bom sistema de gestão.
Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido o que é a gestão de custos em TI, como ela funciona e como dar os primeiros passos para atingir esse objetivo. O foco deve ser sempre uma produção maior a partir da otimização de processos com o auxílio de boas ferramentas e diretrizes.
Com o novo papel do setor de TI nas empresas, não faz mais sentido encarar essa área como o primeiro lugar em que a empresa vai quando necessita de cortes orçamentários. Com a transformação digital, cortes desse tipo só prejudicam a produtividade, pois limitam a capacidade de atuação dos profissionais e impedem uma resposta rápida às necessidades de mercado.
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