Com cada vez mais tecnologia sendo incluída no dia a dia dos negócios, várias tarefas que antes exigiam muito tempo e esforço para serem concretizadas passam a demandar uma fração desses recursos. Porém, com todas essas facilidades também veio um grande número de desafios, especialmente no que diz respeito à eficiência de processos, à segurança de dados e aos melhores métodos de gestão.
Diante de todas essas mudanças, os negócios têm de se adaptar cada vez mais, tornando o setor de Tecnologia da Informação (TI) uma peça central para seu crescimento. Um exemplo disso é a implementação de políticas de compliance nas empresas, as quais ajudam no cumprimento de normas e no aprimoramento de negócios.
Apesar de sua relevância, muitos gestores ainda não trabalham bem na aplicação de compliance em seus negócios. Para ajudar você com isso, vamos explicar do que se trata o compliance, qual é a importância dele, como a área de TI atua para implementá-lo e quais os seus benefícios. Confira!
O que é compliance?
O termo “compliance”, como você já deve imaginar, vem do inglês. Mais especificamente da expressão “comply with”, que significa “agir de acordo com”, geralmente se referindo a algum conjunto de regras, normas ou leis.
No contexto da gestão de empresas, compliance está relacionado a seguir normas com o máximo de rigor possível, especialmente aquelas que são impostas externamente pela legislação e pela ética do setor. Dessa forma, todos os setores e colaboradores atuam seguindo o mesmo conjunto de regras.
Os tipos de regras que são incluídas no compliance organizacional podem variar bastante, indo desde normas de ética até formas de conduzir determinadas tarefas com segurança. Tanto que, em alguns casos, há um setor inteiro dedicado a garantir maior conformidade com relação a essas normas.
Quais são os pilares do compliance?
Os pilares do compliance podem ser divididos em três categorias distintas que se complementam. Veja a seguir.
Prevenir
Este é o pilar central onde a companhia precisa investir maior parte de seu tempo e recursos. Afinal, é mais sábio prevenir que remediar. Para isso, a empresa deve elaborar políticas de conta claras, orientando como os colaboradores devem agir para estarem em conformidade com o plano de compliance. Nesse sentido, vale reforçar a importância de um bom código de conduta, para atender a todas as demandas estratégicas da companhia, como suas relações (comerciais e profissionais), seus riscos e seus princípios.
Detectar
Uma companhia existe por causa das pessoas que fazem parte dela e este público interno podem agir na contramão do código de conduta, desrespeitando normas e leis, por exemplo. Dessa forma, por mais importante que sejam as medidas preventivas, é impossível obter a perfeição, pois o ser humano é falho e negligente por conta de inúmeras questões e circunstâncias. Por isso, a detecção assume seu papel por meio do uso de softwares, sistemas, dispositivos tecnológicos e canais de denúncia.
Corrigir
Esse é um fator decisivo para desvios e negligências em relação aos princípios da companhia, independentemente da posição ocupada pelo funcionário. Se algo for detectado, o problema precisa ser corrigido de imediato, assim como medidas disciplinares para servir de exemplo a todos que fazem parte do corpo de profissionais da empresa.
A aplicação inadequada desse último colocará toda a reputação e conduta da instituição em risco. Credibilidade e transparência são cruciais e, se tais condutas forem arruinadas, todo o trabalho será perdido.
Qual é a importância do compliance nas empresas?
À medida que um negócio cresce, atender a certos padrões de qualidade, ética e desempenho se torna cada vez mais importante. E, para isso, todos os colaboradores precisam seguir as mesmas normas e processos no dia a dia.
Além disso, quanto maior é um setor, mais importante é garantir que todas as empresas que atuam nele também seguem um mesmo padrão de atuação, garantindo a proteção de seus profissionais e consumidores.
Nesse contexto, ter uma boa política de compliance faz toda a diferença em longo prazo, pois permite que seu negócio esteja sempre de acordo com todas essas leis, à medida que elas são elaboradas e/ou alteradas. Não apenas para garantir que seu negócio respeite toda a legislação, mas também para assegurar que ele se encaixe nos padrões de qualidade do mercado.
Qual é o papel do setor de TI no compliance?
Como dissemos no começo do texto, a tecnologia digital proporcionou um crescimento expressivo em vários setores da economia, facilitando o acesso à informação, a condução de processos internos, entre muitas outras coisas. Porém, com isso, veio também uma série de riscos, como violação de privacidade e vulnerabilidade em relação a crimes virtuais.
Sendo assim, nos últimos anos, têm surgido cada vez mais normas com a intenção de garantir a proteção de informações, tanto aquelas que pertencem à empresa quanto aquelas que pertencem aos seus clientes e parceiros. E, para acompanhar essas demandas, é cada vez mais importante que haja um grupo dedicado a essa tarefa dentro da empresa.
Nesse ponto, o setor de TI começa a ganhar mais e mais destaque, pois é nessa área que você encontra a expertise necessária para colocar tais normas em prática. Desde a capacitação dos profissionais para seguirem métodos de segurança até a implementação de sistemas que garantam a maior proteção de dados.
O que é a Lei Geral de Proteção de Dados?
Um dos fatores que mais tem estimulado a implementação de um setor de compliance nas empresas que seja associado à área de TI é a lei Nº 13.709, de 14 de agosto de 2018. Mais conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados, ou apenas LGPD, esse é um conjunto de normas que visa a proteção de informações sigilosas por parte das empresas, a qual entrou em vigor em 2020.
De forma geral, essa lei tem o objetivo de assegurar a transparência na forma como os dados são utilizados pelas empresas, incluindo sua distribuição, armazenamento e proteção contra crimes.
Um dos motivos que levou a isso é que, por muito tempo, empresas tinham liberdade para usar as informações de seus clientes como quisessem, o que implicava violações de privacidade e condutas antiéticas. Porém, com essa lei, há maior rigidez sobre como tais dados podem ser usados.
Quais os benefícios do compliance nas empresas?
Considerando como as normas impostas pelo LGPD devem impactar todas as empresas, é vital que você se adapte. E uma política de compliance é essencial nesse processo. Veja aqui alguns dos benefícios que ela proporciona.
Melhora na segurança da informação
Proteção de dados não é só uma questão de respeito à lei. É também uma parte importante da credibilidade do seu negócio e da confiabilidade dos seus processos. Ao seguir as normas estabelecidas na LGPD, você também está contribuindo com a qualidade do seu trabalho.
Aumento da eficiência do trabalho de gestão
Muitas das mudanças envolvidas no compliance de TI também incluem a otimização dos processos de trabalho, removendo ações que geram pouco ou nenhum resultado, além de mudar suas rotinas para garantir que sua empresa cumprirá todos os seus objetivos ao longo do tempo.
Melhora no gerenciamento de dados em larga escala
Por fim, mas não menos importante, o que torna mais difícil seguir as normas de proteção de dados é justamente a escala de alguns negócios. Quando a quantidade de informações é muito grande, é necessário ser mais rígido com relação aos métodos de processamento de informações. Daí vem a necessidade de ter um setor de compliance em TI.
Ganho de confiança do público
Quem não deseja ter a certeza de que suas informações não serão expostas? Muita gente tem suas contas bancárias hackeadas, seus dados usados de forma indevida e até sofrem ameaças devido ao vazamento de conteúdos e documentos sigilosos. Quando o compliance de TI é aplicado, o público se sente mais seguro em utilizar os recursos e serviços da sua empresa.
Maior transparência
Uma companhia que assume a responsabilidade de seguir todas as normas pertinentes a cada uma das suas funções e serviços, gerando uma reputação devidamente responsável. Ela não tem nada a esconder, visto que trabalha conforme as exigências legais. Dessa forma, fica evidente que a transparência é aplicada ao seu cotidiano operacional.
Como aplicar o compliance nas empresas?
Confira as melhores recomendações para implementar o compliance no seu empreendimento.
Elabore um programa
Aplicar políticas de boas práticas é fundamental para o sucesso do compliance. Para isso, é preciso estruturar um programa de maneira clara, orientando a gerência sobre os problemas que devem ser solucionados prontamente. Aqui, é necessário elaborar um código de conduta e definir padrões pertinentes ao fluxo operacional da empresa.
Além disso, é recomendado que toda a liderança avalie a eficácia das medidas adotadas, considerando que tais ações não prejudiquem a performance de funcionários e departamentos. Por isso, a revisão periódica do programa de compliance é indispensável.
Realize avaliações
É de grande importância acompanhar as regulamentações do governo (municipal, estadual e federal), assim como as normas do setor que sua instituição faz parte. Isso é imprescindível, pois no segmento de TI tudo está em constante atualização.
Assim, para evitar não conformidades por desconhecimento ou desatualização, acompanhe notícias e tendências com frequência para ficar por dentro de todos os detalhes que podem entrar em vigor. Essa prática torna sua companhia ainda mais competente na prevenção de violações de conformidade.
Ofereça treinamento adequado para todos os colaboradores
Todas as equipes envolvidas com compliance devem ser treinadas no conhecimento das normas, leis, regulamentos e tecnologias envolvidas no fluxo operacional da companhia. Também é importante divulgar procedimentos e padronizações para todos os membros a fim de garantir conformidade.
Agora que você entende melhor a importância do compliance nas empresas, sua relação com a melhor gestão e como ele se relaciona com a área de TI, pode começar a implementar essas normas com mais eficácia no dia a dia.
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