Em tempos de transformação digital, um dos termos que mais são utilizados é o backup e isso não é por acaso. Com as empresas cada vez mais dependentes dos dados e da disponibilidade de seus sistemas, é de extrema importância ter mecanismos que garantam a integridade da infraestrutura de TI, como fazer backup, para manter o negócio produtivo.
Um backup nada mais é do que a criação de uma cópia de segurança dos dados. Nesse processo, os dados são enviados para um ou mais armazenamentos reservas, que podem estar dentro ou fora do negócio. Em caso de desastres, invasões, roubos ou sequestros de dados, há a possibilidade de recuperar as informações e manter a produtividade.
Na atualidade, o ambiente mais seguro e econômico para manter um backup é a nuvem, por sua redundância e escalabilidade. Neste post, vamos entender como fazer um plano de backup e as melhores práticas. Confira!
Quais os principais benefícios de fazer backup de dados na sua empresa?
Antes de contratar um serviço de backup de dados é essencial compreender quais benefícios ele oferece. Pensando nisso, reunimos nove vantagens desse recurso tecnológico. Confira.
Segurança para armazenar dados
Ter um ambiente digital seguro é o maior destaque do backup, pois o sistema que realiza tal atividade contém uma infinidade de protocolos capazes de proteger os sistemas da empresa das principais ameaças da segurança da informação e de falhas humanas.
A infraestrutura dos provedores de armazenamento na nuvem, por exemplo, conta com centrais de dados em diversas localidades do mundo a fim de armazenar uma estrutura robusta e variada de servidores. Ou seja, as informações salvas nesses ambientes contam com camadas de segurança de alto nível, garantindo a eficiência do serviço.
Flexibilidade
Com o backup você faz cópias de dados e os disponibiliza para todas as unidades e departamentos do sua companhia. Além disso, não é necessário se preocupar com o volume de registros, pois essa tecnologia é capaz de armazenar tudo com eficiência devido à concentração de informações.
Além disso, é possível acessar dados em qualquer lugar ou dispositivo, desde que o usuário tenha acesso ao login. Assim, você ou sua equipe podem viajar e acessar os arquivos sempre que acharem necessário.
Facilidade de recuperação de dados
Caso aconteça imprevistos — como falha de equipamentos ou sequestro de arquivos — o backup realiza a restauração dos documentos. O processo é executado de forma automática e permite que o usuário escolha diferentes versões de arquivos, pois o backup mantém todas as versões armazenadas. Dessa forma, é só selecionar a que mais deseja e iniciar a restauração.
Implementação de controle de acesso aos dados
Comentar, compartilhar, sugerir alterações nos trabalhos são procedimentos corriqueiros, mas que nem todos os usuários devem realizar em qualquer arquivo. O backup corporativo atende a essa demanda por meio do controle de acesso, compartilhando e liberando edições somente para profissionais correlacionados a uma tarefa ou setor. Esse tipo de “barreira” garante o sigilo das informações e evita vazamentos que podem prejudicar o andamento de atividades e a gestão de projetos.
Possibilidade de ampliação
O backup é aproveitado de ponta a ponta, pois classifica e hierarquiza dados desde o início da empresa. Assim, quando surge a necessidade de ampliar a capacidade de armazenamento, é possível contratar um novo plano de forma automática, evitando gargalos e paralisações que podem comprometer o desempenho do negócio.
Diminuição dos custos
Comparado aos custos de criar uma central de dados e um servidor próprio, o backup em nuvem apresenta um custo-benefício tentador. Diversas companhias da atualidade atuam com uma gestão totalmente digital, integrando não apenas o backup, mas também outros recursos de segurança da informação. Basta contratar a empresa e o plano mais adequado para garantir economia e eficiência.
Prevenção contra perda de dados
Outro destaque que deve ser mencionado é proteção contra perdas de registros e arquivos. Além do controle rigoroso de quem acessa o servidor, a inclusão da autenticação multifator (MFA) e chaves de segurança potencializam as barreiras contra invasões e perdas. Por exemplo, com o uso do MFA, o usuário insere um código PIN ou impressão digital para obter acesso aos dados de forma segura.
Rapidez na implementação
Você já pensou na perda de tempo e dinheiro com a implantação de um equipamento de backup físico dentro da empresa? Pois é, fazer backups em uma central de dados interna pode sobrecarregar o time de TI e os colaboradores que atuam em diversas atividades na companhia. Sem falar no risco de interromper funções até que problemas relacionados sejam resolvidos.
Nesse sentido, o backup na nuvem é implementado mais rapidamente. Para isso, basta escolher um fornecedor renomado, avaliar as cláusulas do contrato SLA e solicitar o serviço de proteção. Tudo pode ser feito online e sua equipe pode continuar trabalhando normalmente.
Utilização em diferentes áreas do mercado
Por fim, é importante dizer que o backup corporativo é compatível com empresas de diversos segmentos e tamanhos, sem restrições. De uma pequena startup até uma multinacional, o gerenciamento de dados com recursos digitais é acessível, simplificado, rápido e econômico.
Como fazer um plano de backup?
Isso envolve muitas variáveis que dependem do tamanho, segmento e objetivos de cada empreendimento. Mas existem alguns procedimentos padrões que ajudarão a dar os primeiros passos para a criação de um plano de backup.
Defina a importância das aplicações
Há uma confusão muito grande nesse quesito, pois muitos gestores acreditam que toda a definição de backup deve vir do TI. No entanto, quem deverá fazer isso é a empresa, afinal é a produtividade dela que está em jogo caso o backup seja malsucedido. Sendo assim, deverão ser analisados alguns quesitos, como:
- quais perdas podem interferir negativamente nos negócios;
- que impacto essas perdas teriam;
- qual o plano de ação em caso de incidente.
Uma ferramenta que permite a criação de um plano de ação é a BIA — Business Impact Analysis (Análise de Impacto nos Negócios) —, que define as ações e o protocolo a ser seguido quando a organização enfrentar um desastre, sempre tendo como foco a redução do impacto.
No BIA, são elencados todos os possíveis impactos de acordo com os processos mapeados com o apoio dos gestores por meio de entrevistas as quais definirão o tempo de interrupção permitido, os danos à imagem da marca e os impactos financeiros. Em suma, podemos dizer que esse modelo de análise é uma importante ferramenta para garantir a continuidade dos negócios.
Pense em RTO e RPO
Quando o assunto é backup e recuperação de dados, duas métricas se destacam: o RPO e o RTO. Veja o que significa cada uma:
- Recovery Time Objective: é o tempo que as operações devem levar para que o sistema volte ao normal depois de um desastre;
- Recovery Point Objective: é a quantidade de dados que podem ser perdidos sem afetar a produtividade, ou seja, um limite de perda tolerável.
É importante ter em mente que o RPO define a frequência dos backups, afinal é a métrica que define os dados de acordo com a relevância de cada um. Por exemplo, se o backup é realizado todos os dias às 7h e acontecer uma para às 23h, o RPO será de 48 horas.
Quais são boas práticas de como fazer backup na empresa?
Agora que já temos uma base sobre os requisitos necessários para fazer um plano de backup, é hora de conhecer quais são as boas práticas para que esse processo tenha sucesso. Veja como aumentar as chances de sucesso nessa recuperação na sequência.
Diversifique o armazenamento
O objetivo do backup é recuperar dados após uma crise, isso significa que ficar preso a um único armazenamento também é um risco. Quanto mais redundância — cópias em diferentes drives —, melhor será para a garantia da integridade das informações.
Uma empresa que mantém apenas o backup interno corre um risco muito grande. O ideal é manter um backup em nuvem, pois a maioria dos provedores de cloud computing trabalham com servidores em redundância.
Crie políticas de acesso
Uma prática que entrega uma camada extra de segurança para o backup é o controle de acesso. Isso é importante para definir os níveis de acesso para os colaborados de acordo com as necessidades de cada um.
É preciso delimitar até onde cada um pode ir quando acessa o sistema com a definição de logins e senhas rastreáveis. Dessa forma, os dados mais críticos são acessados apenas por pessoas devidamente autorizadas.
Conte com softwares de gestão
Essas soluções facilitam todas as etapas de um backup, já que centralizam os dados do negócio em um banco de dados. Além disso, há a possibilidade de automatizar esse processo e reduzir a possibilidade de esquecimentos. Outro ponto importante da adoção de um sistema de gestão é a possibilidade de tratar esses dados e transformá-los em insights que auxiliem a tomada de decisão dos gestores.
Utilize a nuvem a seu favor
A grande tendência nesse novo momento de transformação digital é o backup em nuvem. Em vez de adotar drivers físicos para guardar as cópias de segurança, na nuvem, os dados são guardados fora da organização, em data centers seguros e dotados de tecnologia de ponta. Além disso, o negócio ganha em redundância, ou seja, os dados ficarem armazenados em múltiplos servidores.
A empresa também tem um ganho significativo em mobilidade, porque os dados poderão ser acessados de qualquer local e com qualquer dispositivo autorizado. Além disso, paga-se apenas pelos recursos que utilizar, sem ficar com servidores ociosos ou trabalhando no limite. Outro benefício é em relação à escalabilidade, pois, sempre que necessitar de aumentar ou reduzir o armazenamento, bastará trocar de plano.
Teste as velocidades de recuperação
Essa capacidade é essencial para manter o fluxo operacional da empresa e o oferecimento de serviços essenciais diante de desastres ou incidentes de segurança. Na prática, deve-se garantir acessos aos dados (ou recuperá-los) o mais rápido possível. Portanto, tal recurso deve ser ágil o bastante para que processos-chave continuem estáveis em situações adversas.
Sempre que possível, remova os arquivos duplicados
À medida que novos arquivos são criados, o backup fica mais extenso e o espaço aumenta. Para melhorar a capacidade de armazenamento, gerencie a ocorrência de backups duplicados por meio de recursos que removem cópias obsoletas de arquivos, mantendo somente o que é necessário para o sucesso operacional do negócio.
Utilize a criptografia
Essencial para o backup corporativo, a criptografia é uma espécie de barreira adicional aos arquivos que dificulta invasões cibercriminosas. A propósito, está é a maior vantagem dessa tecnologia, ainda que hackers acessem a rede e os dados da empresa, tais recursos não poderão ser utilizados para fins maliciosos por conta das chaves criptográficas.
Realize auditorias periódicas do backup corporativo
Sem realizar avaliações e testes periódicos, o backup pode se tornar ineficiente. De nada adianta elaborar cópias de segurança em locais de armazenamento, automatizar os registros e não acompanhar o processo de perto.
E se, durante a recuperação, os dados estiverem corrompidos, desatualizados ou simplesmente obsoletos?
Para obter sucesso e garantir tranquilidade em relação à atividade, fazer auditorias de forma periódica é indispensável. Nesse sentido, é preciso analisar a eficácia de todos os procedimentos e fatores de rotina, considerando pontos como:
- eficiência do processo de recuperação e restauração;
- identificação e correção de possíveis falhas;
- segurança do armazenamento;
- análise das evidências de periodicidade, garantindo que os backups sejam feitos de acordo com o cronograma definido no planejamento.
Conte com parceiros especializados
A partir de tudo o que vimos neste conteúdo, não resta dúvidas: o processo de backup não deve ser executado somente por recomendação ou obrigação. Uma atividade sólida e bem-sucedida demanda gerenciamento, acompanhamento, estratégia e expertise.
Em meio ao cotidiano de trabalho e as prioridades relacionadas às atividades principais do negócio (core business), é comum que as companhias não contem com a infraestrutura, disponibilidade ou mesmo orientação para guiar o backup empresarial.
Nesse sentido, investir em marcas especializadas que disponibilizam tais serviços é essencial. Assim, você garante a eficácia das cópias de segurança, e pode concentrar tempo, recursos e esforços em procedimentos estratégicos para a expansão do seu setor ou empreendimento.
Neste post, demos algumas dicas sobre como fazer backup, dando ênfase à criação de um bom plano e elencando as boas práticas. Ficar sem backup em um momento em que os negócios estão cada vez mais dependentes de sua infraestrutura de TI é contar com a sorte e, quando se trata de negócios, isso pode resultar em um desvio do caminho ao sucesso. Proteja seus dados!
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