Muitas empresas trabalham com equipamentos que podem ser revezados entre usuários no dia a dia (por exemplo, um notebook que é utilizado para viagens corporativas) e, por isso, pode ter uma necessidade de proteger os dados mais sensíveis para não ser aberto por outras pessoas.
Além disso, se estamos falando de dispositivos móveis, podemos também ter um risco elevado de furtos e roubos e é necessário garantir a privacidade e integridade dos documentos. É uma camada de segurança a mais para as informações da empresa.
Vejamos a seguir as principais questões sobre o assunto. Aproveite e tire suas dúvidas.
Qual a importância de garantir segurança em documentos?
Os documentos de uma empresa podem conter informações sensíveis e importantes sobre diversos aspectos da sua empresa. Por exemplo, você pode ter documentos com contratos (que envolvem dados pessoais dos seus clientes e/ou fornecedores) e, portanto, podem ser objeto de atenção por parte de cibercriminosos.
Além disso, tem informações que devem ser acessadas apenas por determinados profissionais, fazendo parte do controle dos níveis de acesso do negócio. Quando não há um software específico para isso, o uso de senhas nas pastas pode ser um bom mecanismo de controle.
O uso de senha pode ser interessante, por exemplo, quando, por motivos diversos, sua empresa trabalha com compartilhamento de contas e uma pessoa terá acesso a eventuais informações que, por critérios de níveis de acesso, não deveria.
Outros motivos para o uso de senhas nos documentos são:
- evitar uma exclusão acidental do arquivo, principalmente daqueles que ainda não tenham passado por backup;
- evitar alterações equivocadas no documento, que podem acontecer por diversos tipos de falhas;
- evitar compartilhamento acidental do arquivo com quem não deveria ter acesso àquela informação.
Como colocar senha em pasta e aumentar a segurança?
Mas afinal, como é possível fazer o processo de proteção das informações com o uso de senhas?
Uma forma interessante e segura é contar com softwares específicos, justamente, de proteção de dados, que promovem camadas adicionais de proteção (como a criptografia, como veremos mais a frente neste artigo).
Isso é importante porque, pelo menos até as versões mais recentes do Windows, não é possível colocar, de forma nativa, senhas em pastas. Ou seja, é preciso o uso de soluções para esse fim.
Qual o passo a passo prático para colocar senha em pasta?
Ok, mas como colocar senha em pasta de forma segura e garantir que as informações também não ficarão represadas por conta dessa questão? Vejamos a seguir os principais pontos sobre o assunto, com um passo a passo que vai ajudar você nesta jornada.
Defina um manual de conduta para colocar senha em pasta
Um primeiro ponto é estabelecer critérios bem claros de conduta para colocar senhas nos seus dispositivos. Isso será fundamental, principalmente, porque divergências nessas questões podem gerar mais gargalos do que, de fato, facilitar processos.
Por exemplo, se um documento que precisa ser acessado por um maior número de pessoas estiver com senha, mas ela não for devidamente divulgada para as pessoas que precisam trabalhar com o documento, isso poderá gerar um gargalo enorme no dia a dia.
Por isso, é importante traçar um manual evidenciando quais são as condutas que devem ser tomadas nesses casos, de que forma agir em caso de problemas e traçar diretrizes que precisam ser cumpridas por todos os profissionais.
Vale, também, traçar um plano de contingência caso ocorra algum problema. Por exemplo, se uma senha foi perdida, o que deve ser feito? Isso ajuda a evitar que um problema se potencialize e o profissional saiba a quem recorrer imediatamente em caso de dúvidas.
Escolha softwares e aplicativos para este fim
Já que não temos funcionalidades nativas, é importante contar com softwares que façam esse processo. É importante que eles sejam seguros, de fontes confiáveis e possam prestar todo o suporte em caso de problemas. Afinal, vamos supor que a senha seja esquecida, será que a pasta ficará invalidada? Neste caso, a empresa precisará ajudar a organização neste tipo de questão.
Algumas opções para isso são:
- WinRaR: sim, o velho compactador de arquivos pode ser um aliado nesse processo. Como ele é uma ferramenta bastante conhecida dos usuários, pode ser uma possibilidade para garantir maior familiaridade com o processo. É possível aplicar uma senha para proteger o conteúdo compactado;
- Lock-a-Folder: é indicado, inclusive, por moderadores da Microsoft para realizar o processo. É um software free e com facilidade de instalação;
- 7-Zip: também é um compactador de arquivos que permite o uso de senha para proteger os documentos, ao mesmo tempo que também utiliza um sistema de criptografia de alta compressão, ajudando na proteção das informações.
Utilize mecanismos complementares
Se você quer potencializar ainda mais as possibilidades de cuidados com as informações da sua empresa, utilizar mecanismos complementares pode ser uma questão fundamental. Por exemplo, você pode complementar as estratégias com o uso de criptografia.
Ou seja, mesmo que, eventualmente, um cibercriminoso consiga quebrar a senha do documento, ainda assim ele não terá acesso ao documento, pois ele terá sido codificado e só poderá ser aberto com uma chave decodificadora, que ele não terá acesso.
Lembre-se que quanto mais sofisticado for o seu mecanismo de segurança, maiores as chances de sucesso nas suas estratégias de proteção de dados.
E além da segurança, se você quer cuidar da sua empresa, garanta uma boa hospedagem para o portal da empresa. Isso será fundamental para uma boa experiência do cliente e proporcionar maior segurança para os dados do site e eficácia. Para isso, uma empresa de revenda da hospedagem confiável será sua maior aliada.
Saber como criar senha para arquivos e pastas é fundamental para oferecer camadas de proteção para o dia a dia da empresa. Com isso, você consegue proteger as informações de forma adequada e, assim, evitar problemas que podem comprometer a privacidade da empresa.
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