PMBOK é uma sigla amplamente usada no ambiente corporativo, mas para aqueles que são novos no mundo do gerenciamento de projetos, esta abreviatura pode ser um pouco complexa.
Neste artigo, vamos falar sobre este conjunto de práticas recomendadas para gerenciamento de projetos publicado pelo Project Management Institute (PMI) — o Guia PMBOK — e explicar como elas se aplicam à TI. Confira!
O que é PMBOK e para que serve?
PMBOK significa Project Management Body of Knowledge — ou, em tradução livre, conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos — e é uma coleção de diretrizes, terminologias e práticas recomendadas que são aceitas como padrões para gerenciamento de projetos.
O PMBOK é gerenciado pelo Project Management Institute (PMI). Contém diversos processos e técnicas de gestão de projetos e, como o conhecimento também está sempre crescendo, está em constante expansão e atualização.
Ele permite que as empresas padronizem projetos em diferentes departamentos. Isso significa que os funcionários do setor de TI usarão a mesma abordagem para um projeto que os que trabalham no departamento financeiro.
A estrutura do PMBOK
Existe uma ampla gama de diferentes tipos de projetos. Todos são compostos por diferentes processos e áreas de conhecimento. O PMBOK é orientado para o processo. Isso significa que o projeto é descrito como um processo que deve ser executado. No guia, todo o projeto é dividido em três:
- entrada, como documentos, decisões, planos, projetos etc.;
- técnicas e métodos;
- saída, como documentos, decisões, planos, projetos etc.
O manual fornece ao usuário um ciclo de vida de gerenciamento de projetos composto por 49 processos. Esses processos se enquadram em um dos cinco grupos de processos básicos. Grupos de processos básicos são atividades ou ações típicas da maioria dos projetos.
Vale a pena aplicar o PMBOK nos projetos?
Mudança é a nova constante neste mundo — especialmente quando se trata de qualquer coisa relacionada com tecnologia. Portanto, a questão pode ser: a abordagem PMBOK ainda é uma abordagem viável dentro do ambiente tecnológico de hoje?
Existem novas metodologias comumente usadas agora que são construídas em torno da suposição de que uma mudança significativa ocorrerá durante o projeto, então a abordagem é projetada para antecipar essa mudança e trabalhar com ela — estamos falando de abordagens ágeis, como Scrum, Extreme Programming, Lean, entre outras) para entregar o projeto com sucesso.
As abordagens PMBOK e Ágil podem trabalhar juntas
Aprender as abordagens PMBOK e Ágil são necessárias para ver o quadro completo e alcançar os melhores resultados em uma variedade de escopos e tipos de projeto. Por exemplo, quando você está aprendendo a tocar piano, mesmo que queira aprender as músicas que ouve no rádio, seu professor vai começar com os clássicos — Beethoven, Bach, Debussy, Joplin etc.
Embora esses estilos ou métodos possam não se adequar ao seu gosto hoje, aprender os métodos e as lições do nosso passado nos dá uma perspectiva incrível e clareza de como e por que operamos da maneira como o fazemos em nossa vida moderna. Permite-nos ser multidimensionais, utilizando múltiplas ferramentas para diferentes situações, e ainda mais “ágeis” à medida que nos deparamos com vários projetos.
Com isso em mente, vamos aplicar isso ao gerenciamento de projetos agora:
- sem entender a importância de conduzir uma fase de planejamento forte (PMBOK), como você pode realmente entender o quão crítico é ter uma conversa completa e rica com o dono do produto ao começar ou durante a sessão de Sprint Planning (Scrum) antes de um novo sprint começa?
- sem entender a importância de estabelecer e documentar um bom plano de comunicação (PMBOK), como você pode realmente saber por que reservar um tempo para definir e capacitar cada membro da equipe em suas funções e responsabilidades únicas é a chave para o sucesso no Scrum?
- sem ter percebido o valor de construir uma Estrutura Analítica do Trabalho (PMBOK) abrangente, como você pode entender o quão crucial será gerenciar rigidamente o Backlog do Produto e construir estrategicamente uma série de sprints que entregarão o valor final que seu cliente é buscando?
Embora nem todas as abordagens sejam iguais entre as duas, muito do valor central e das melhores práticas do PMBOK são transportadas para abordagens ágeis, apesar de sua implementação parecer um pouco diferente à primeira vista. O que queremos dizer é que ter esse conhecimento histórico do PMBOK pode realmente torná-lo um gerente de projeto muito mais eficaz.
Como o PMBOK pode ser utilizado na tecnologia?
Quer se trate de uma implementação de um novo produto, substituição e atualização de sistema ou uma grande auditoria de acesso ao sistema, os projetos concluídos são como muitas empresas medem o progresso. A capacidade de um gerente de liderar equipes e concluir as tarefas do projeto com êxito é uma habilidade crítica que os gerentes de projeto devem possuir.
No mundo da tecnologia, o gerenciamento de projetos tem seus próprios desafios únicos, como a evolução das expectativas do cliente, mudanças rápidas na tecnologia e o desafio de se comunicar com partes não técnicas. Os gerentes de projeto na indústria de tecnologia devem usar e adotar as melhores práticas tradicionais de gerenciamento de projetos, e é aqui que entra o PMBOK.
O gerenciamento de projetos de tecnologia requer uma série de habilidades. Além das práticas comuns de comunicação e programação, os gerentes de projetos de TI devem saber traduzir a linguagem da tecnologia para que os clientes possam entender o processo. Devido à ampla natureza da tecnologia, eles precisam de um conhecimento profundo das habilidades dos membros da equipe. Aqui estão algumas formas pelas quais o PMBOK pode contribuir nesse processo.
Planejamento
Pessoas com treinamento técnico em gerenciamento de projetos tendem a ser bons em dividir um projeto em partes menores. Dependendo do projeto, pode haver necessidades de software e hardware. Se envolver um aplicativo móvel ou site, haverá programação front-end e back-end envolvida. O gerente de projeto deve equilibrar e priorizar essas peças individuais, mantendo uma visão do quadro geral. Eventualmente, todas essas peças precisarão se encaixar.
Gestão de ativos
Existem diferentes linguagens de programação para uma variedade de necessidades de software. Alguns programadores se especializam em uma ou duas linguagens. Outros possuem amplo conhecimento de vários idiomas.
Um gerente de projeto precisa ter amplo conhecimento das habilidades de cada membro da equipe. A menos que o gerente esteja tentando expandir o conjunto de habilidades de alguém, colocar um programador de front-end em uma parte de back-end do projeto custará tempo.
Programação e definição de metas claras
Um problema comum para profissionais de tecnologia é a sensação de que um projeto nunca está concluído. Muitos programadores desejam criar o código mais limpo possível. Embora o código limpo facilite as coisas a longo prazo, ele pode desacelerar as coisas quando um cliente está procurando resultados.
O gerente de projeto precisa definir um cronograma firme e estabelecer metas claras para que o cliente possa ver um projeto em funcionamento. A limpeza sempre pode acontecer em uma fase subsequente.
Orçamento
Como todos os gerentes de projeto, um gerente de projeto de tecnologia precisa manter um orçamento claro para a tarefa em questão. No entanto, isso pode ser um desafio se a equipe estiver trabalhando com novas tecnologias em que existem várias incógnitas.
Este é outro motivo pelo qual as habilidades de comunicação são críticas em projetos técnicos. Se o gerente de projeto precisar pedir mais tempo ou financiamento, ele deve ser capaz de explicar as razões e apresentar um cronograma realista.
Teste e relatórios
O teste é uma parte importante de qualquer projeto de tecnologia. Para um aplicativo móvel, os programadores precisam ter certeza de que seu software funciona em uma ampla gama de dispositivos com diferentes tamanhos de tela. Eles precisam executar a programação em muitos cenários diferentes para encontrar erros ou conflitos de programação. Comandos conflitantes costumam ser um problema durante a fase de montagem de um programa.
Quais são as áreas de conhecimento do PMBOK?
O Guia PMBOK conta com 10 áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos. Vamos explicar o que cada uma delas contempla.
Integração
Ao contrário do significado da palavra integração, que é combinar uma coisa com a outra para formar um todo, o Gerenciamento da integração do projeto retém o projeto e o combina como um projeto unificado. Essa área é utilizada em todas as fases do projeto. Ela reúne os processos e tarefas e os converte em um único projeto com entregas definidas.
Escopo
Há uma diferença tênue entre o que as partes interessadas querem e o que precisam. Inicialmente muitos projetos são iniciados com base no conhecimento do que é desejado pelos stakeholders.
Depois de um tempo, mudanças devem ser feitas para direcionar os resultados aos desejos das partes interessadas em vez das necessidades, o que cria trabalho e tarefas extras, o que é obviamente frustrante e cansativo. Portanto, o gerenciamento do escopo do projeto está relacionado ao trabalho que está incluído na execução do projeto e envolve o escopo do projeto.
Tempo
Ao fazer um plano de projeto, as tarefas serão atribuídas com prazos e o orçamento será estimado para concluí-los. Agora, um projeto depende de seu cronograma para ser concluído e do gerenciamento do tempo do gerente e de vários membros que executam as tarefas.
Agora, é possível que alguns membros superestimem o tempo para completar a tarefa para ter espaço e não se sentirem apressados. Outros podem subestimá-lo. E algum problema inesperado sempre viria para consumir seu tempo. Por causa dessas variáveis, essa área é indispensável.
Custos
Em palavras simples, é o processo de preparar um orçamento e monitorar se todo o projeto está indo de acordo com o orçamento de linha de base do projeto ou não. Caso contrário, siga as etapas necessárias para movê-lo de volta à pista. Inclui processos como planejamento, orçamento, gestão e monitoramento.
Qualidade
Qualidade é a única coisa que o diferencia da concorrência, portanto mantê-la é o principal, ou então se você está entregando menos do que o proposto, como confiar em você? Qualidade é o critério de valor do seu projeto. O Gerenciamento da Qualidade do Projeto garante que o projeto esteja progredindo de acordo com os padrões.
Recursos
O gerente deve gerenciar e considerar quais recursos seriam usados para concluir o projeto. Tudo isso deve ser gerenciado e organizado para a execução do trabalho envolvido. No gerenciamento de recursos do projeto, o foco está em usar os recursos necessários para atingir o resultado planejado.
Comunicação
O gerenciamento da comunicação do projeto trata principalmente da comunicação, já que 80% do gerenciamento do projeto é comunicação. Na verdade, de acordo com o Relatório Detalhado Pulse of the Profession ™ do Project Management’s Institute, os comunicadores altamente eficazes têm maior probabilidade de entregar os projetos no prazo e dentro do orçamento.
Várias ferramentas de comunicação podem ser usadas para uma comunicação eficaz. A comunicação é essencial entre gerente, profissionais da equipe e partes interessadas, pois a ausência dela pode ter efeitos negativos no projeto.
Riscos
No gerenciamento de riscos do projeto, o gerente de projeto deve primeiro procurar possíveis riscos e trabalhar para evitá-los ou resolvê-los e, uma vez que o projeto seja iniciado, eles devem resolver qualquer risco que apareça.
Aquisições
Sejamos racionais aqui, não somos capazes de fazer todas as coisas por conta própria. Assim, o gerenciamento de aquisições do projeto refere-se à aquisição de serviços, produtos ou resultados externos. Esta área não se aplica a todos os projetos. Sabemos o que podemos fazer apenas desde o estágio de planejamento e o que devemos fazer de fora. Assim, do planejamento à aquisição e entrega do produto final, o gerenciamento de aquisições do projeto é usado.
Partes interessadas
Essa é a etapa final mencionada no PMBOK. O Gerenciamento das Partes Interessadas do Projeto refere-se ao envolvimento das partes interessadas no gerenciamento do projeto, desde o estágio inicial e finalização da qualidade dos produtos, etapas e entregas.
Se um gerente de projeto deixar de envolver as partes interessadas no estágio inicial, eles farão com que você mude as tarefas mais tarde para atender aos seus desejos, o que apenas prejudicará o escopo e o valor do projeto.
Como aplicar o Guia PMBOK?
O PMBOK usa o termo grupos de processos para descrever essas cinco fases. Veja como cada uma delas funciona.
Iniciando
Para criar o projeto, o gerente desenvolve um termo de abertura do projeto, que define a visão da organização para o projeto e o business case para ele. Ele define por que o projeto está sendo realizado e qual problema ele pretende resolver. Ele descreve o status de financiamento e as expectativas da organização.
A maioria dos projetos tem partes interessadas primárias que são fundamentais para o projeto, e elas podem ser identificadas e suas preocupações abordadas. Em essência, é o que a organização está pensando ao criar o projeto.
Planejamento
A fase de planejamento é a maior das cinco, da perspectiva dos fundamentos do gerenciamento de projetos. Na verdade, todas as dez áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos são abordadas no planejamento do projeto.
Durante esta fase, um documento denominado Plano de Gerenciamento do Projeto é criado. Este documento serve como plano geral do projeto e descreve como o projeto será gerenciado, executado e controlado.
O plano de gerenciamento do projeto deve conter tudo o que é necessário para garantir que o projeto seja concluído com êxito e com todas as partes interessadas satisfeitas. Dito isso, existem componentes principais que formam a estrutura básica do documento e o tipo de informação contida nele. As informações mínimas para um plano de gerenciamento de projeto funcional são as seguintes.
Declaração do escopo
Este item define o trabalho para o qual o projeto foi criado. Embora o termo de abertura do projeto contenha uma declaração de escopo básica projetada para definir a visão da organização para o projeto, o plano de gerenciamento do projeto deve expandi-lo para definir os limites precisos da perspectiva do gerente de projeto. Você não pode definir tudo, mas a declaração de escopo deve conter detalhes suficientes para minimizar o risco de mudanças de escopo ou aumento de escopo durante a execução do projeto.
Estrutura
Esta é uma lista das atividades incluídas no projeto. Pode ser em formato gráfico ou de tabela. É a divisão principal do projeto em tarefas.
Cronograma do projeto
Como os projetos, por definição, têm datas de início e término finitas, o cronograma do projeto comunica o marco e as datas finais de conclusão. No mínimo, para projetos pequenos, uma data de conclusão pode ser comunicada ao patrocinador do projeto. O cronograma fornece uma linha de base para a criação de mecanismos de controle do cronograma para garantir que as datas de entrega sejam cumpridas. Pode ser em forma de gráfico ou tabela, desde que mostre as datas de início e término de cada tarefa na estrutura analítica do projeto.
Orçamento do projeto
Novamente, como os projetos têm datas de início e término finitas, eles devem ter um orçamento finito. Cada tarefa na estrutura analítica do projeto deve ter um custo associado a ela, que por sua vez é acumulado no orçamento geral do projeto.
Execução
Naturalmente, os fundamentos do gerenciamento de projetos não podem abordar os detalhes técnicos de todos os projetos em todos os setores. Mas existem vários fundamentos do projeto que se aplicam a esta fase, e o gerente de projeto deve escolher aqueles que se aplicam ao seu projeto.
Executar garantia de qualidade
O gerente de projetos ou a equipe de gerenciamento de projetos deve auditar e inspecionar os processos para garantir que os padrões de qualidade identificados durante a fase de planejamento sejam alcançados.
Gerenciar a equipe do projeto
A equipe do projeto que é identificada durante o estágio de planejamento é adquirida e gerenciada. O treinamento e o desenvolvimento da equipe do projeto são colocados em prática conforme necessário para obter o conhecimento para a conclusão do projeto.
Gerenciar comunicações
Todas as comunicações importantes do projeto, como e-mail, cartas, memorandos, atualizações, comunicados de imprensa, etc., ficam arquivadas em um local central e de fácil acesso.
Realizar aquisições
Os Termos de Referência (também conhecidos como Declarações de Trabalho) são preparados, os vendedores são selecionados e os contratos são celebrados. As negociações podem desempenhar um papel importante e, portanto, representar uma competência essencial necessária da equipe do projeto.
Gerenciar o envolvimento das partes interessadas
As expectativas das partes interessadas são gerenciadas ativamente para garantir que estejam satisfeitas com os resultados produzidos pelo projeto.
Controlando
Durante o projeto, é imperativo que os controles sejam utilizados para que o projeto permaneça no caminho certo, principalmente no que se refere ao cronograma e ao custo. Embora essa fase ocorra simultaneamente à fase de execução, os fundamentos do gerenciamento de projetos incluem os seguintes itens durante esta fase.
Controle de programação
Para garantir que a data de conclusão do projeto seja cumprida, a equipe de gerenciamento de projetos realiza a análise do valor agregado e calcula a variação do cronograma.
Custos de controle
Para garantir que o projeto seja concluído dentro do orçamento, a equipe de gerenciamento de projetos rastreia os custos do projeto e calcula a variação de custo.
Controle de qualidade
Ao contrário da garantia de qualidade (durante a fase de execução, acima), o controle de qualidade é focado na identificação de problemas de qualidade. As inspeções e estatísticas procuram identificar o nível de qualidade dos resultados do projeto.
Validação do escopo
Uma vez que as entregas são enviadas ao patrocinador do projeto ou outras partes interessadas, eles devem aprová-las formalmente para liberar o projeto de obrigações adicionais relacionadas a essas entregas.
Comunicações de controle
O gerente de projeto deve garantir que a mensagem certa seja comunicada ao público certo no momento certo.
Controle de aquisições
O gerente de projeto estabelece controles sobre a qualidade do trabalho produzido pelos fornecedores, autoriza os pacotes de trabalho conforme necessário e gerencia os riscos decorrentes do trabalho realizado pelos fornecedores (ou do próprio relacionamento).
Se algum dos controles de projeto acima identificar a necessidade de mudanças no projeto (cronograma, orçamento, etc.), o gerente do projeto deve fazer as mudanças necessárias no plano de gerenciamento do projeto e obter as aprovações necessárias conforme identificadas no plano de gerenciamento do projeto.
Fechamento
Durante a fase de fechamento, as seguintes coisas acontecem:
- toda a documentação do projeto é formalmente encerrada. As condições de construção e os detalhes finais são certificados;
- consultores externos, contratados e fornecedores são liberados de suas obrigações. Os passivos de longo prazo são formalizados;
- comissionamento de nova infraestrutura;
- a comunicação é feita às partes relevantes de que o projeto está concluído.
O Guia PMBOK fornece diretrizes aprovadas por diversos setores para lidar com os diferentes desafios que os projetos enfrentam. A abordagem metodológica orienta os profissionais sobre como potencializar os melhores elementos de um projeto. Ele é projetado para ajudar os gerentes a concluir projetos dentro dos orçamentos e prazos.
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