Você já desejou que o dia tivesse mais de 24 horas? Se sim, fique sabendo que você não é o único, muitas pessoas têm esse desejo, principalmente aquelas que tem a impressão de ter mais tarefas do que pode dar conta em um dia. Com a transformação digital e o aumento dos ativos de TI nas empresas, muitos gestores estão correndo contra o tempo para manter a disponibilidade da infraestrutura e isso pode ser sintoma de uma má gestão de tempo no TI.
Porque destacamos o gestor de TI? Porque todos os processos e projetos passam por ele. Se esse profissional tiver um bom planejamento para gerir o tempo, pode transmitir para todo o setor, melhorando a qualidade das entregas e o cumprimento de prazos, mesmo com uma equipe reduzida. As práticas para a boa gestão de tempo vão desde ações didáticas, como conscientização da equipe, até ações diretas, como a adoção de novas ferramentas e técnicas.
Neste post, trazemos um guia completo sobre gestão de tempo no TI, com tudo o que você precisa saber para que as 24 horas do seu dia sejam o suficiente para dar conta de suas tarefas. Confira!
O que é gestão de tempo?
A gestão de tempo nada mais é do que a maneira como você pode utilizar o seu tempo para otimizar a sua produtividade e atingir as suas metas diárias. Como vimos na introdução, todos temos as mesmas 24 horas por dia, sendo que não podemos e nem devemos dedicá-las integralmente ao trabalho.
Você provavelmente conhece pessoas que conseguem executar multitarefas nessas 24 horas, de maneira fluida, seja na vida profissional, pessoal ou nos estudos. No entanto, o que faz essas pessoas terem essa capacidade de tornar o dia maior do que parece? Elas têm algum dom? Significa que elas abrem mão de horas de sono? Seriam essas pessoas dotadas de um talento especial? Nada disso, elas sabem gerir o seu tempo produtivo.
Controle é a palavra-chave?
O processo de gestão do tempo tem a ver com a capacidade que cada pessoa tem de planejar, controlar e executar as suas tarefas, com a consciência exata do tempo que precisa para executar cada uma delas.
O fator decisivo é a efetividade, ou seja, fazer aquilo que precisa ser feito no tempo separado para aquela atividade. É importante ter eficiência, fazendo as coisas bem-feitas, para não ter que refazê-las. A produtividade é a junção desses dois fatores, fazer o que se deve fazer, sem desvios, da maneira correta, sem perder tempo com retrabalhos.
Para atingir esse objetivo, é necessário que esse controle seja registrado, para que o gestor saiba qual tarefa será executada de acordo com o seu tempo disponível. Ter uma documentação, além de entregar um maior controle, permite a checagem visual da gestão do tempo, com os colaboradores e o gestor podendo dar um check em toda a lista de afazeres no fim de cada dia. Isso é muito importante, por exemplo, na gestão de projetos, em que há equipes multidisciplinares, que trabalham em locais e tempos diferentes.
Somente as pessoas muito organizadas conseguem fazer a gestão de tempo?
A gestão de tempo no TI é um processo treinável e controlável por parâmetros e métricas bem definidas. Até mesmo uma pessoa desorganizada, se estiver disposta a mudar a sua atitude, adotando as ferramentas e práticas certas, pode mudar os seus hábitos.
Nesse cenário, ter um bom gestor, que saiba delegar tarefas e apresentar os resultados de forma visual, pode fazer toda a diferença. Mais a frente, neste post, vamos apresentar os passos necessários para fazer essa gestão de forma prática.
Por que é importante gerenciar seu tempo?
Uma boa gestão de tempo não tem impacto apenas no trabalho, isso pode se estender a sua vida pessoal. O objetivo principal é ser mais produtivo, fazendo mais, em menos tempo, sem que haja uma carga excessiva. Essa disciplina no trabalho, gera reflexo nos estudos e na vida social.
Em relação ao setor de TI, com as empresas cada vez mais dependentes da tecnologia para tocar o seu dia a dia, o aumento de produtividade do setor de tecnologia da informação garante a disponibilidade da infraestrutura, reduzindo os erros e paradas produtivas. Isso reflete na competitividade e receita da empresa.
Outro fator importante em relação à gestão de tempo é a redução das surpresas e contratempos, por demandas não-planejadas. Com um planejamento prévio das atividades e o cumprimento dos prazos, as chances de estresses com esses contratempos reduz consideravelmente.
Quando o setor cumpre os seus prazos, entregando os resultados, há uma maior satisfação e autoconfiança em relação ao trabalho, com os profissionais trabalhando com menos “peso sobre as costas” e não levando problemas do trabalho para casa.
O foco também melhora, pois os profissionais deixam de executar alguma atividade preocupados com outras que estejam atrasadas ou não cumpridas. Mas a frente veremos as vantagens práticas de uma boa gestão de tempo.
Quais são os principais gargalos da boa gestão de tempo?
De maneira básica, podemos dizer que a produtividade de um colaborador pode ser medida de acordo com os resultados que ele entrega para a empresa. Resultados positivos refletem um foco do profissional nas atividades e os negativos indicam um mau desempenho.
Por mais que pareça uma forma lógica de analisar a produtividade, de nada adianta julgar apenas o resultado, se o gestor não entende o caminho que levou a esse resultado. O que leva o profissional produtivo a ter esse desempenho e, o mais importante, por que alguns colaboradores produzem menos?
Saber o que leva a uma maior produtividade, pode gerar insights para uma melhor gestão de tempo e padronização de processos. Da mesma maneira, é importante descobrir o que tem roubado o tempo dos colaboradores, para criar planos de ação práticos para atingir esses gargalos.
O desperdício de tempo é gerado pela ação do colaborador, do ambiente ou das condições de trabalho? Os e-mails que você passa horas conferindo são importantes? A troca de mensagens nas redes sociais são direcionadas ao trabalho ou tem muita coisa pessoal? Essas são algumas das questões, veja outras abaixo.
Ambiente desorganizado
Você sabia que um ambiente desorganizado contribui para uma baixa produtividade? Além de facilitar o desvio de foco, a desorganização dificulta que o colaborador encontre o que precisa de maneira rápida, sem perda de tempo e estresse, isso vale tanto para a desorganização física ou digital, como no caso de computadores bagunçados, com arquivos soltos e pastas sem identificação.
Procrastinação
Sem dúvida nenhuma a procrastinação é uma das maiores “ladras” de tempo produtivo, e acontece quando o profissional adia a execução de uma tarefa e sempre deixa para terminá-la em cima do prazo. Esse problema pode ser causado por uma série de fatores, como a falta de conhecimento para executar uma determinada tarefa, falta de confiança, problemas de saúde crônicos, problemas pessoais ou por falta de profissionalismo.
Dificuldade em dizer não
Outro fator que pode roubar o tempo dos profissionais de TI é a dificuldade em dizer não e aceitar mais tarefas do que é capaz de realizar. Isso pode levar a uma sobrecarga, com o profissional levando trabalho pra casa e comprometendo seus dias de folga para dar conta de tudo, sem perder o prazo.
Quais as vantagens de fazer uma boa gestão do tempo?
Agora que já sabemos o que é gestão de tempo no TI, sua importância e os principais gargalos, vamos entender quais são as vantagens práticas dessa boa gestão. As vantagens vão além do trabalho, refletindo na vida pessoal, na saúde e nos estudos do colaborador. Confira!
Redução no estresse
Uma das principiais causas do estresse é a sensação de que um esforço está sendo feito em vão, ou seja, que os objetivos de um determinado trabalho não será alcançado. Esse sentimento vem acompanhado de uma certa frustração. A boa gestão de tempo, com a criação de um cronograma, mostra exatamente onde o colaborador chegará ao executar as suas tarefas, reduzindo o estresse e a ansiedade.
Ganhe tempo livre
As pessoas que gerem bem o seu tempo são mais felizes? Provavelmente sim, já que sobre mais tempo livre para outras atividades essenciais do nosso dia a dia. O colaborador pode curtir sua família, seus hobbies, seus amigos etc.
Mais produtividade e eficiência
Com a gestão de tempo, os profissionais passam a cumprir as metas da empresa, entregando resultado e retorno financeiro. Além disso, torna-se mais eficiente, com menos erros e menos retrabalhos.
Maior satisfação dos clientes
Para os profissionais e empresas que atuam como fornecedores terceirizados de TI, a boa gestão de tempo refletirá na qualidade do serviço prestado, aumentando a satisfação do cliente. Além disso, você poderá fazer mais com menos, ou seja, poderá aumentar a cartela de clientes e, por consequência, a sua receita
Confira 10 dicas para gerir o tempo no ti
Quer saber como fazer uma boa gestão o tempo no TI? Neste tópico, trazemos 10 dicas valiosas para que o gestor implemente esse processo na empresa, transformando a rotina, a produtividade e a qualidade de vida dos profissionais. Acompanhe!
1. Crie um planejamento
O primeiro passo para uma boa gestão de TI é o planejamento, pois é aqui que são criadas as bases para que os profissionais tenham um caminho a seguir. A falta de um bom planejamento é uma das principais causas do baixo aproveitamento de tempo no TI.
Quando os profissionais trabalham cada um por si, resolvendo problemas de forma aleatória, sem organização e prioridades, o resultado é uma grande bagunça. No fim das contas, os profissionais estarão sempre “apagando incêndios”, ou seja, resolvendo problemas quando esses já estão grandes o suficiente para prejudicar a produtividade da empresa.
Um bom planejamento é aquele que prioriza a proatividade, ou seja, que mapeia todas as atividades, hierarquiza as soluções, colocando as mais importantes como prioridade, trabalhando com prevenção, monitoramento e periodicidade.
As atividades prioritárias devem ser sempre as que apresentarem maior urgência em relação aos objetivos estratégicos da empresa, e não apenas para o setor de TI, pois são atividades que afetam diretamente o core business e a receita.
2. Delegue as tarefas com critérios
Alguns gestores têm enormes dificuldades de delegar tarefas, principalmente as mais críticas, que têm impacto direto no core business da empresa. Se você quer ter uma boa gestão de tempo, terá que desapegar de alguns conceitos e esse é um deles. Para não ter problemas com delegação de tarefas, o primeiro passo é montar uma equipe qualificada.
Depois, você terá que definir quantas tarefas deverá delegar, para quem elas irão e como será essa divisão. Tudo isso será definido de acordo com o perfil dos trabalhadores, suas capacidades técnicas e área que são responsáveis.
Depois de definir o que cada um fará, utilizando um sistema de gestão, ou uma planilha do Excel, elenque as atividades que cada profissional executará, para que eles tenham uma referência visual e uma maior controle dos trabalhos e prazos, podendo marcar os que foram cumpridos.
Lembre-se, o gestor pode ajudar no cumprimento das tarefas, mas a sua principal atribuição é a liderança e a capacidade de fazer a equipe trabalhar de forma fluida, organizando e monitorando os resultados.
3. Revise os processos
Um dos problemas que podem causar gargalos de tempo, são os processos mal estruturados, afinal, a área de tecnologia da informação é composta por uma série de processos rotineiros.
Por isso, é importante que seja feita uma revisão periódica desses processos, para que eles sejam aprimorados, retirando atividades obsoletas, adotando novas metodologias de trabalho e otimizando as que podem ser realizadas de maneira mais produtiva e eficiente.
4. Não misture e-mail pessoal com profissional
Você já somou o tempo que passa lendo e-mails em horário de trabalho, que não têm a ver com as suas atividades diárias? O número de informações que circulam nas empresas é cada vez maior e se a gente deixar, a nossa caixa de entrada vira uma bagunça, misturando relatórios, comunicações corporativas, informativos, newsletters, etc.
Para não se perder nesse mar de informações, o primeiro passo é separar um e-mail apenas para uso profissional. O segundo passo, é gerir os seus e-mails, criando pastas para separar o que é prioritário do que pode ser lido depois. Dessa maneira, além de não perde tempo lendo informações que não são importantes no momento, há uma redução no risco de perder de prazos e informações importantes.
Além disso, é importante definir um horário para a leitura desses e-mails, evitando as paradas sistemáticas. Outro fator importante, é que o gestor deve evitar passar o dia enviando e-mails para a sua equipe, deixando para enviar somente o que for importante para o dia em questão, sem preocupá-los com temas estratégicos e com demandas futuras.
5. Organize os projetos
Com a transformação digital, quase todos os projetos da empresa acabam passando pelo setor de TI, fazendo com que os gestores recebam uma crescente demanda de trabalhos diários. Para fazer uma boa gestão de tempo, você deverá classificar as demandas de acordo com a prioridade, relevância e urgência.
Antes de começar a planejar um projeto, a sua equipe deverá receber a classificação e ordenação deles, ou as diretrizes claras para que eles façam essa classificação de maneira ordenada.
Dessa maneira, torna-se claro o papel de cada membro da equipe, a delegação de tarefas, com todas as diretrizes ficando por conta do gestor. Em projetos executados com a metodologia ágil, essa fluidez contribui para as iterações recorrentes, fazendo com que o setor de TI entregue sempre um serviço alinhado às expectativas.
6. Utilize os indicadores de desempenho
O que não pode ser medido não pode ser gerido e na gestão de tempo no TI, para avaliar o desempenho, é importante que o gestor defina e monitore os indicadores de desempenho. Dessa maneira, o líder terá dados objetivos para identificar os gargalos e falhas que resultam na perda de prazos.
Trabalhar sem indicadores, é como tatear no escuro, pois o gestor terá que se guiar muito mais pela intuição e pela experiência, o que não cabe em uma gestão eficiente na era da informação.
Com o volume de dados que são produzidos e a carga de trabalho que chega ao setor de TI, é inviável analisar os projetos e processos de maneira manual. Com um bom sistema de gestão, é possível emitir relatórios e métricas, além de obter insights para a otimização de tempo e de processos.
7. Invista em treinamento e qualificação da equipe de TI
A velocidade com que as mudanças ocorrem no setor de TI é cada vez mais rápida e, para que haja sempre o melhor aproveitamento das tecnologias e ferramentas, com ganho de produtividade, os colaboradores deverão estar preparados para operá-las.
Para que isso seja possível, o gestor deverá preparar a sua equipe, capacitando-os para lidar com as novas soluções, aproveitando de forma produtiva todas as funcionalidades ela possa oferecer. Dessa maneira, além de melhorar a qualidade de trabalho, há um ganho de tempo.
Alguns gestores mais tradicionais ainda acreditam que os treinamentos não são tão relevantes, afinal, é possível aprender com a prática no dia a dia. Porém, com a mudança de patamar do setor de TI dentro das empresas e com o volume de trabalho, recomenda-se que os profissionais já estejam preparados para lidar com essa carga, pois uma instabilidade pode causar uma “bola de neve” produtiva.
8. Integre os sistemas
A tecnologia deve sempre ser a maior aliada dos gestores que estão em busca de otimização de tempo. Com os projetos cada vez mais recorrentes, exigindo velocidade e atenção aos prazos, todos os atalhos são importantes. Uma forma de tornar o trabalho mais rápido e fluido é com a integração de sistemas.
A integração traz o trabalho em equipe a um outro nível, pois os profissionais podem se auto gerenciar, sabendo exatamente em que estágio cada um está e quando deve iniciar uma nova etapa.
Dessa maneira, há uma maior facilidade na comunicação, mais rapidez e precisão, do que seria se cada profissional trabalhasse em um sistema de forma individual, em home office e se a integração fosse feita apenas em reuniões específicas. Além disso, A integração facilita a vida do gestor, que pode delegar e monitorar as tarefas de forma transparente.
9. Ofereça boas condições de trabalho a equipe
Fica impossível cobrar de sua equipe o cumprimento de prazos e produtividade, se você não oferece boas condições de trabalho a eles. Muitos gestores, por falta de orçamento, acabam achando que estão economizando, ao trabalhar anos com a mesma estrutura.
A verdade é que, os softwares inadequados e equipamentos obsoletos, só vão gerar retrabalhos e perda de tempo com tarefas burocráticas e repetitivas, que podem ser automatizadas, além de potencializar os riscos de TI, por falta de atualização, ou seja, o barato sairá caro.
Ao investir nas ferramentas corretas, você permite que os profissionais produzam mais, com menos, aumentando a receita e entregando o retorno do investimento. Além disso, há a possibilidade de automatizar algumas tarefas, libertando os profissionais para as ações mais estratégicas para o core business. O resultado é uma maior satisfação dos profissionais, que poderão trabalhar sem pressão e do gestor, que passa a ver os indicadores de desempenho satisfatórios.
10. Estabeleça metas alcançáveis
A gestão de tempo de TI deve estar baseada na realidade, pois, de nada adianta se reorganizar, criar um planejamento, integrar os processos e adotar novas tecnologias, se as metas estão fora da realidade atual do setor e da capacidade dos colaboradores.
O gestor deve definir as metas para o período e dividi-la de acordo com a capacidade de atuação dos profissionais, do setor e da tecnologia possível. O monitoramento constante dos indicadores é o que dirá se é possível aumentar essa carga de trabalho ou se será necessária uma readequação, seja com a redução ou com o aumento no investimento.
Aumentar a carga de trabalho, achando que vai forçar o aumento de produtividade e a gestão do tempo, sem critério, só gera desgastes, perdas de qualidade e de produção. Qual profissional se esforçaria sabendo que está diante de uma meta impossível? Isso só gerará perda de comprometimento por parte dos colaboradores e nenhum resultado positivo.
O mesmo vale para o oposto, afinal, metas muitos fácies não são desafiadoras, fazem a equipe perder o ritmo produtivo e o foco. Para a boa gestão de tempo no TI, é importante achar o equilíbrio entre exigir metas desafiadoras e, ao mesmo tempo, alcançáveis, para dar o ritmo correto à equipe. Isso só é possível com o conhecimento da equipe e com uma avaliação refinada da infraestrutura atual.
Como vimos neste guia, a gestão de tempo no TI é um processo primordial para o bom funcionamento do setor. Com o aumento da demanda por tecnologia da informação, otimizar o tempo é fundamental para cumprimento dos prazos. Para fazer isso sem aumentar os gastos, o gestor deverá investir em planejamento e tecnologia, além de escolher bem a sua equipe.
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