Antes da popularização da internet em alta velocidade, a utilização de um software ilegal era uma prática bem mais comum. Pequenas, médias e grandes empresas, todos os grupos de organização se aproveitavam da pirataria em algum grau.
Hoje, com a computação em nuvem, a maior parte das companhias de tecnologia (a exemplo da Microsoft) também oferece seus sistemas como forma de serviço, modelo conhecido como SaaS. No entanto, embora reduzam a ilegalidade, facilitando a vida tanto dos fornecedores quanto dos usuários, engana quem pensa que o problema do uso ilegal de softwares já pode ser deixado de lado.
Infelizmente, essa ainda é uma cultura muito forte em nosso país, motivo pelo qual o empenho para reduzir as fraudes associadas continua significativo. A questão a salientar, nesse caso, é que muitos nem mesmo sabem que fazem uso de um software sem licença na sua empresa.
Pensando nisso, elaboramos este artigo para mostrar quais são os riscos e os passos para a legalização. Continue a leitura e confira.
Quais são os riscos do uso de um software ilegal?
Segurança defasada, multas e prejuízos financeiros e problemas com a justiça: de modo geral, esses são os riscos envolvidos com a pirataria de softwares.
Segurança defasada
Para quem realmente se preocupa com a segurança das informações do seu negócio, o uso de um software ilegal não pode nem ser cogitado. É preciso ter mente que soluções não legalizadas têm práticas de proteção nada rigorosas, sempre defasadas e desatualizadas no que diz respeito aos males da internet.
Dados de clientes e também da organização estarão bem menos protegidas, incluindo aos que se referem às contas bancárias.
Multas e prejuízos financeiros
Falsificações de propriedades intelectuais podem resultar em multas e prejuízos financeiros. Nesse sentido, não somente para quem vende ou distribui um software ilegal, mas também para quem o adquire.
De acordo com a Associação Brasileira de Empresas de Software (ABES), a multa pela utilização indevida de um sistema computacional pode chegar ao assustador número de 3 mil vezes o valor do programa não licenciado.
Problemas com a justiça
Além do dano às finanças, nada se compara com os possíveis problemas com a justiça. Cada caso é um caso, porém, fique sabendo que dependendo do nível da infração, o uso de um software ilegal é passível de uma punição com pena de detenção que varia de 6 meses até 4 anos de prisão!
Passos para a legalização: quais são?
Agora que você já sabe quais são os riscos associados ao uso de um software ilegal, vamos ao passo-a-passo para a legalização.
1. Faça um inventário dos programas que sua empresa utiliza
Faça um inventário interno em todos os equipamentos que utilizam algum tipo de programa, verificando quais são os sistemas instalados nos computadores e dispositivos móveis que fazem parte da propriedade da empresa.
O primeiro passo é este: descobrir os softwares que vêm sendo utilizados pelo negócio. É a partir de então que será possível tomar as atitudes corretas.
2. Legalize sem estourar o orçamento
Se a quantidade de softwares ilegais for pequena, compre as licenças adicionais e remova as cópias ilícitas ou duplicadas. Caso seja grande o número de irregularidades, faça uma avaliação com os funcionários para entender o que eles realmente precisam para operar.
Isso é importante para que você consiga legalizar a companhia sem estourar o seu orçamento. Mantenha os documentos que comprovem a legalidade dos programas sempre guardados, sejam eles notas fiscais, recibos, contratos de uso ou qualquer outro tipo de comprovante.
Assim, você evita mais contratempos em relação à fiscalização que envolve a proteção dos direitos autorais de um determinado software, por exemplo.
3. Adote um sistema de monitoramento
Outra recomendação é adotar um sistema de monitoramento que seja capaz de identificar as novas instalações realizadas pelos colaboradores da organização. Os movimentos internos devem ser monitorados justamente para saber se a utilização incorreta de programa computacionais vêm sendo feita.
4. Estabeleça uma política de software
Estabeleça ao uso de softwares uma política específica que funcione como uma espécie de manual de qualidade. Deixe claro aos usuários as consequências negativas que podem surgir com a instalação e a usabilidade de aplicações ilegais ou inadequadas.
5. Documente os usos
Também é importante estar protegido dos casos de um colaborador violar a política de software e os termos de uso. Para isso, elabore relatórios que contenham as informações de todos os sistemas licenciados que o negócio tem, fazendo a publicação desse documento — esse cuidado o exime da compactuação com as possíveis irregularidades.
6. Considere o modelo SaaS
No início do artigo, mencionamos o modelo SaaS como uma oferta de mercado que reduz o problema do uso de plataformas piratas. Como dito, ele é oferecido por praticamente todas as maiores organizações de tecnologia do planeta. Boa parte das pequenas e médias empresas também o fazem.
Por essa razão, considerá-lo como escolha para a sua empresa é uma ótima ideia. Por não dependerem de instalações físicas, os Softwares as a Service podem ser usados em diversos dispositivos, bastando apenas a aquisição de uma licença.
Algumas companhias cobram mensalmente, como se fosse uma aluguel de utilização. Os preços não costumam ser altos, apresentando flexibilidade e dinamismo para as necessidades do negócio.
7. Tenha uma postura profissional
Como gestor ou responsável pelo setor de TI, a compreensão fatídica dos riscos associados ao uso de um software ilegal é mais do que necessária. Da mesma maneira, os benefícios da utilização de programas licenciados.
Nessa linha, a dica é simples: assumir uma postura verdadeiramente profissional, que significa ter todos os cuidados para que a companhia não seja operada de forma ilícita, mesmo que em um pequeno grau.
Para finalizar, lembre-se de que as multas podem acarretar em uma quantia de até 3 mil vezes superior ao valor do software não licenciado. O prejuízo financeiro pode ser enorme, isso sem falar as dores de cabeça com a justiça.
Portanto, certifique-se de que as leis estão sendo cumpridas e que não há nenhum software ilegal na sua empresa. Afinal, além dos impasses acima, um sistema inadequado deixa o negócio vulnerável aos perigos da internet.
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